বিষয়বস্তু
সময়ে সময়ে, একজন এক্সেল ব্যবহারকারীর একটি সীমাবদ্ধ ডেটাকে উল্লম্বে পরিণত করার কাজ থাকতে পারে। এই প্রক্রিয়াটিকে স্থানান্তর বলা হয়। এই শব্দটি বেশিরভাগ মানুষের কাছে নতুন, কারণ সাধারণ পিসির কাজে আপনাকে এই অপারেশনটি ব্যবহার করতে হবে না। যাইহোক, যাদের প্রচুর পরিমাণে ডেটা নিয়ে কাজ করতে হবে তাদের এটি কীভাবে করতে হবে তা জানতে হবে। আজ আমরা এটি কীভাবে সম্পাদন করতে হবে, কী ফাংশন সহ আরও বিশদে আলোচনা করব এবং আরও কিছু অন্যান্য পদ্ধতি বিশদভাবে দেখব।
ট্রান্সপোজ ফাংশন - এক্সেলে সেল রেঞ্জ ট্রান্সপোজ করে
এক্সেলের সবচেয়ে আকর্ষণীয় এবং কার্যকরী টেবিল স্থানান্তর পদ্ধতিগুলির মধ্যে একটি হল ফাংশন ট্রান্সপ. এর সাহায্যে, আপনি একটি অনুভূমিক ডেটা পরিসরকে একটি উল্লম্বে পরিণত করতে পারেন, বা বিপরীত অপারেশন করতে পারেন। চলুন দেখি কিভাবে এটা নিয়ে কাজ করতে হয়।
ফাংশন সিনট্যাক্স
এই ফাংশনের জন্য সিনট্যাক্স অবিশ্বাস্যভাবে সহজ: ট্রান্সপোজ(অ্যারে)। অর্থাৎ, আমাদের শুধুমাত্র একটি আর্গুমেন্ট ব্যবহার করতে হবে, যা একটি ডেটা সেট যা একটি অনুভূমিক বা উল্লম্ব দৃশ্যে রূপান্তরিত করা প্রয়োজন, এটি মূলত কি ছিল তার উপর নির্ভর করে।
কোষের উল্লম্ব পরিসীমা স্থানান্তর করা (কলাম)
ধরুন আমাদের B2:B6 রেঞ্জ সহ একটি কলাম আছে। তারা প্রস্তুত মান এবং সূত্র উভয়ই ধারণ করতে পারে যা এই কোষগুলিতে ফলাফল প্রদান করে। এটি আমাদের জন্য এত গুরুত্বপূর্ণ নয়, উভয় ক্ষেত্রেই স্থানান্তর সম্ভব। এই ফাংশনটি প্রয়োগ করার পরে, সারির দৈর্ঘ্য মূল রেঞ্জ কলামের দৈর্ঘ্যের সমান হবে।
এই সূত্র ব্যবহার করার জন্য পদক্ষেপের ক্রম নিম্নরূপ:
- একটি লাইন নির্বাচন করুন। আমাদের ক্ষেত্রে, এটির দৈর্ঘ্য পাঁচটি কোষ রয়েছে।
- এর পরে, কার্সারটিকে সূত্র বারে নিয়ে যান এবং সেখানে সূত্রটি প্রবেশ করান =ট্রান্সপ(B2:B6)।
- Ctrl + Shift + Enter কী সমন্বয় টিপুন।
স্বাভাবিকভাবেই, আপনার ক্ষেত্রে, আপনাকে আপনার টেবিলের জন্য সাধারণ পরিসরটি নির্দিষ্ট করতে হবে।
অনুভূমিক কক্ষের ব্যাপ্তি স্থানান্তর করা হচ্ছে (সারি)
নীতিগতভাবে, কর্মের প্রক্রিয়াটি পূর্ববর্তী অনুচ্ছেদের মতো প্রায় একই। ধরুন আমাদের B10:F10 শুরু এবং শেষ স্থানাঙ্ক সহ একটি স্ট্রিং আছে। এটি সরাসরি মান এবং সূত্র উভয়ই ধারণ করতে পারে। এর থেকে একটি কলাম তৈরি করা যাক, যার মাত্রা মূল সারির মতোই হবে। কর্মের ক্রম নিম্নরূপ:
- মাউস দিয়ে এই কলামটি নির্বাচন করুন। আপনি এই কলামের উপরের কক্ষে ক্লিক করার পরে কীবোর্ড Ctrl এবং নিচের তীর কীগুলিও ব্যবহার করতে পারেন।
- এর পরে আমরা সূত্র লিখি =ট্রান্সপ(B10:F10) সূত্র বারে।
- আমরা Ctrl + Shift + Enter কী সমন্বয় ব্যবহার করে এটিকে একটি অ্যারে সূত্র হিসাবে লিখি।
পেস্ট স্পেশাল দিয়ে ট্রান্সপোজিং
আরেকটি সম্ভাব্য স্থানান্তর বিকল্পটি পেস্ট বিশেষ ফাংশন ব্যবহার করা। এটি আর সূত্রে ব্যবহার করার জন্য একটি অপারেটর নয়, তবে এটি কলামগুলিকে সারি এবং এর বিপরীতে পরিণত করার জনপ্রিয় পদ্ধতিগুলির মধ্যে একটি।
এই বিকল্পটি হোম ট্যাবে রয়েছে। এটি অ্যাক্সেস করতে, আপনাকে "ক্লিপবোর্ড" গ্রুপটি খুঁজে বের করতে হবে এবং সেখানে "পেস্ট" বোতামটি খুঁজে বের করতে হবে। এর পরে, এই বিকল্পের অধীনে অবস্থিত মেনুটি খুলুন এবং "স্থানান্তর" আইটেমটি নির্বাচন করুন। এর আগে, আপনি যে পরিসরটি নির্বাচন করতে চান তা নির্বাচন করতে হবে। ফলস্বরূপ, আমরা একই পরিসীমা পাব, শুধুমাত্র বিপরীত মিরর করা হয়।
এক্সেল এ একটি টেবিল স্থানান্তর করার 3 উপায়
কিন্তু আসলে, কলামগুলিকে সারিগুলিতে পরিণত করার আরও অনেক উপায় রয়েছে এবং এর বিপরীতে। আসুন 3টি পদ্ধতি বর্ণনা করি যার মাধ্যমে আমরা এক্সেলে একটি টেবিল স্থানান্তর করতে পারি। আমরা উপরে তাদের মধ্যে দুটি নিয়ে আলোচনা করেছি, তবে আমরা আরও কয়েকটি উদাহরণ দেব যাতে আপনি এই পদ্ধতিটি কীভাবে চালাতে পারেন সে সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা পেতে পারেন।
পদ্ধতি 1: বিশেষ পেস্ট করুন
এই পদ্ধতিটি সবচেয়ে সহজ। এটি কয়েকটি বোতাম টিপতে যথেষ্ট এবং ব্যবহারকারী টেবিলের একটি ট্রান্সপোজড সংস্করণ পান। আরও স্পষ্টতার জন্য একটি ছোট উদাহরণ দেওয়া যাক। ধরুন আমাদের কাছে একটি টেবিল রয়েছে যেখানে বর্তমানে কতগুলি পণ্য স্টকে রয়েছে এবং সেইসাথে সেগুলির মোট দাম কত। টেবিল নিজেই এই মত দেখায়.
আমরা দেখতে পাই যে আমাদের কাছে পণ্য সংখ্যা সহ একটি হেডার এবং একটি কলাম রয়েছে। আমাদের উদাহরণে, হেডারে কোন পণ্যের তথ্য রয়েছে, এটির দাম কত, এটি স্টকে কত এবং স্টকে থাকা এই আইটেমটির সাথে সম্পর্কিত সমস্ত পণ্যের মোট মূল্য কত। আমরা সূত্র অনুযায়ী খরচ পাই যেখানে খরচ পরিমাণ দ্বারা গুণ করা হয়। উদাহরণটিকে আরও চাক্ষুষ করতে, হেডারটিকে সবুজ করা যাক।
আমাদের কাজটি নিশ্চিত করা যে টেবিলে থাকা তথ্যগুলি অনুভূমিকভাবে অবস্থিত। অর্থাৎ, যাতে কলামগুলো সারি হয়ে যায়। আমাদের ক্ষেত্রে কর্মের ক্রম নিম্নরূপ হবে:
- ডেটার পরিসীমা নির্বাচন করুন যা আমাদের ঘোরাতে হবে। এর পরে, আমরা এই ডেটা অনুলিপি করি।
- পত্রকের যে কোন জায়গায় কার্সার রাখুন। তারপর ডান মাউস বোতামে ক্লিক করুন এবং প্রসঙ্গ মেনু খুলুন।
- তারপর "পেস্ট স্পেশাল" বোতামে ক্লিক করুন।
এই ধাপগুলি সম্পন্ন করার পরে, আপনাকে "ট্রান্সপোজ" বোতামে ক্লিক করতে হবে। বরং, এই আইটেমটির পাশের বাক্সটি চেক করুন। আমরা অন্যান্য সেটিংস পরিবর্তন করি না এবং তারপরে "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।
এই পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করার পরে, আমাদের কাছে একই টেবিল বাকি রয়েছে, শুধুমাত্র এর সারি এবং কলামগুলি আলাদাভাবে সাজানো হয়েছে। এছাড়াও মনে রাখবেন যে একই তথ্য ধারণকারী কোষগুলি সবুজ রঙে হাইলাইট করা হয়েছে। প্রশ্ন: মূল পরিসরে যে সূত্রগুলো ছিল সেগুলোর কী ঘটেছে? তাদের অবস্থান পরিবর্তন হয়েছে, কিন্তু তারা নিজেরাই রয়ে গেছে। কোষের ঠিকানাগুলি কেবল স্থানান্তরের পরে যেগুলি তৈরি হয়েছিল সেগুলিতে পরিবর্তিত হয়েছিল।
প্রায় একই ক্রিয়াগুলি মান স্থানান্তর করতে সঞ্চালিত করা প্রয়োজন, সূত্র নয়। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে পেস্ট স্পেশাল মেনুটিও ব্যবহার করতে হবে, তবে তার আগে, মান ধারণকারী ডেটার পরিসর নির্বাচন করুন। আমরা দেখতে পাচ্ছি যে পেস্ট স্পেশাল উইন্ডোটিকে দুটি উপায়ে কল করা যেতে পারে: রিবনের একটি বিশেষ মেনু বা প্রসঙ্গ মেনুর মাধ্যমে।
পদ্ধতি 2. এক্সেলে TRANSP ফাংশন
প্রকৃতপক্ষে, এই স্প্রেডশীট প্রোগ্রামের আবির্ভাবের একেবারে শুরুতে এই পদ্ধতিটি আর সক্রিয়ভাবে ব্যবহৃত হয় না। কারণ পেস্ট স্পেশাল ব্যবহার করার চেয়ে এই পদ্ধতিটি অনেক বেশি জটিল। যাইহোক, এটি স্বয়ংক্রিয় টেবিল ট্রান্সপোজিশনে এর ব্যবহার খুঁজে পায়।
এছাড়াও, এই ফাংশনটি এক্সেলে রয়েছে, তাই এটি সম্পর্কে জানা অপরিহার্য, যদিও এটি আর প্রায় ব্যবহার করা হয় না। এর আগে আমরা পদ্ধতিটি বিবেচনা করেছি, এটির সাথে কীভাবে কাজ করা যায়। এখন আমরা একটি অতিরিক্ত উদাহরণ দিয়ে এই জ্ঞানের পরিপূরক করব।
- প্রথমত, আমাদের ডেটা পরিসীমা নির্বাচন করতে হবে যা টেবিলটি স্থানান্তর করতে ব্যবহৃত হবে। আপনি শুধু বিপরীতভাবে এলাকা নির্বাচন করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, এই উদাহরণে আমাদের 4টি কলাম এবং 6টি সারি রয়েছে। অতএব, বিপরীত বৈশিষ্ট্য সহ একটি এলাকা নির্বাচন করা প্রয়োজন: 6টি কলাম এবং 4টি সারি। ছবি এটা খুব ভাল দেখায়.
- এর পরে, আমরা অবিলম্বে এই ঘরটি পূরণ করতে শুরু করি। ঘটনাক্রমে নির্বাচন অপসারণ না করা গুরুত্বপূর্ণ। অতএব, আপনাকে অবশ্যই সূত্র বারে সরাসরি সূত্রটি উল্লেখ করতে হবে।
- এরপরে, Ctrl + Shift + Enter কী সমন্বয় টিপুন। মনে রাখবেন যে এটি একটি অ্যারে সূত্র, যেহেতু আমরা একবারে ডেটার একটি বড় সেট নিয়ে কাজ করছি, যা অন্য একটি বৃহৎ কোষে স্থানান্তরিত হবে।
আমরা ডেটা প্রবেশ করার পরে, আমরা এন্টার কী টিপুন, তারপরে আমরা নিম্নলিখিত ফলাফল পাই।
আমরা দেখতে পাচ্ছি যে সূত্রটি নতুন টেবিলে স্থানান্তরিত হয়নি। বিন্যাসও হারিয়ে গেছে। পোয়েটো
এই সব ম্যানুয়ালি করতে হবে. উপরন্তু, মনে রাখবেন যে এই টেবিলটি আসলটির সাথে সম্পর্কিত। অতএব, যত তাড়াতাড়ি কিছু তথ্য মূল পরিসরে পরিবর্তিত হয়, এই সমন্বয়গুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থানান্তরিত টেবিলে তৈরি হয়।
অতএব, এই পদ্ধতিটি সেই ক্ষেত্রে উপযুক্ত যেখানে আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে ট্রান্সপোজ করা টেবিলটি আসলটির সাথে সংযুক্ত রয়েছে। আপনি যদি একটি বিশেষ সন্নিবেশ ব্যবহার করেন, তাহলে এই সম্ভাবনা আর থাকবে না।
সারসংক্ষেপ ছক
এটি একটি মৌলিকভাবে নতুন পদ্ধতি, যা কেবল টেবিলটি স্থানান্তর করাই নয়, বিপুল সংখ্যক ক্রিয়া সম্পাদন করাও সম্ভব করে তোলে। সত্য, স্থানান্তর প্রক্রিয়া পূর্ববর্তী পদ্ধতির তুলনায় কিছুটা ভিন্ন হবে। কর্মের ক্রম নিম্নরূপ:
- আসুন একটি পিভট টেবিল তৈরি করি। এটি করার জন্য, আপনাকে টেবিলটি নির্বাচন করতে হবে যা আমাদের স্থানান্তর করতে হবে। এর পরে, "সন্নিবেশ" আইটেমে যান এবং সেখানে "পিভট টেবিল" সন্ধান করুন। এই স্ক্রিনশটের মত একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।
- এখানে আপনি যে পরিসীমা থেকে এটি তৈরি করা হবে তা পুনরায় বরাদ্দ করতে পারেন, পাশাপাশি আরও কয়েকটি সেটিংস তৈরি করতে পারেন। আমরা এখন প্রাথমিকভাবে পিভট টেবিলের জায়গায় - একটি নতুন শীটে আগ্রহী।
- এর পরে, পিভট টেবিলের লেআউট স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হবে। এটিতে সেই আইটেমগুলি চিহ্নিত করা প্রয়োজন যা আমরা ব্যবহার করব এবং তারপরে সেগুলি অবশ্যই সঠিক জায়গায় সরানো উচিত। আমাদের ক্ষেত্রে, আমাদের "পণ্য" আইটেমটিকে "কলামের নাম" এবং "প্রতি পিস মূল্য" থেকে "মান" এ স্থানান্তর করতে হবে।
- এর পরে, পিভট টেবিলটি অবশেষে তৈরি করা হবে। একটি অতিরিক্ত বোনাস হল চূড়ান্ত মানের স্বয়ংক্রিয় গণনা।
- আপনি অন্যান্য সেটিংসও পরিবর্তন করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আইটেমটি আনচেক করুন "প্রতি টুকরা মূল্য" এবং আইটেমটি চেক করুন "মোট খরচ"। ফলস্বরূপ, আমাদের কাছে পণ্যের দাম কত সে সম্পর্কে তথ্য সম্বলিত একটি টেবিল থাকবে। এই স্থানান্তর পদ্ধতি অন্যদের তুলনায় অনেক বেশি কার্যকরী। পিভট টেবিলের কিছু সুবিধা বর্ণনা করা যাক:
- অটোমেশন। পিভট টেবিলের সাহায্যে, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা সংক্ষিপ্ত করতে পারেন, সেইসাথে কলাম এবং কলামের অবস্থান নির্বিচারে পরিবর্তন করতে পারেন। এটি করার জন্য, আপনাকে কোনও অতিরিক্ত পদক্ষেপ করতে হবে না।
- ইন্টারঅ্যাকটিভিটি। ব্যবহারকারী তার কাজগুলি সম্পাদন করার জন্য যতবার প্রয়োজন ততবার তথ্যের কাঠামো পরিবর্তন করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কলামের ক্রম পরিবর্তন করতে পারেন, সেইসাথে একটি নির্বিচারে ডেটা গ্রুপ করতে পারেন। এটি ব্যবহারকারীর যতবার প্রয়োজন ততবার করা যেতে পারে। এবং এটি আক্ষরিক অর্থে এক মিনিটেরও কম সময় নেয়।
- ডেটা ফরম্যাট করা সহজ। একজন ব্যক্তি যেভাবে চান সেভাবে পিভট টেবিল সাজানো খুব সহজ। এটি করার জন্য, কয়েকটি মাউস ক্লিক করুন।
- মান পাওয়া। প্রতিবেদন তৈরি করতে ব্যবহৃত অপ্রতিরোধ্য সংখ্যক সূত্রগুলি একজন ব্যক্তির সরাসরি অ্যাক্সেসযোগ্যতার মধ্যে অবস্থিত এবং একটি পিভট টেবিলে একীভূত করা সহজ। এগুলি হল ডেটা যেমন যোগফল, গাণিতিক গড় পাওয়া, কক্ষের সংখ্যা নির্ধারণ করা, গুণ করা, নির্দিষ্ট নমুনায় বৃহত্তম এবং ক্ষুদ্রতম মানগুলি সন্ধান করা।
- সারাংশ চার্ট তৈরি করার ক্ষমতা। যদি PivotTables পুনঃগণনা করা হয়, তাদের সংশ্লিষ্ট চার্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়। আপনার প্রয়োজন অনুসারে অনেকগুলি চার্ট তৈরি করা সম্ভব। তাদের সব একটি নির্দিষ্ট কাজের জন্য পরিবর্তন করা যেতে পারে এবং তারা পরস্পর সংযুক্ত করা হবে না.
- ডেটা ফিল্টার করার ক্ষমতা।
- সোর্স তথ্যের একাধিক সেটের উপর ভিত্তি করে একটি পিভট টেবিল তৈরি করা সম্ভব। অতএব, তাদের কার্যকারিতা আরও বৃহত্তর হয়ে উঠবে।
সত্য, পিভট টেবিল ব্যবহার করার সময়, নিম্নলিখিত বিধিনিষেধগুলি অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত:
- পিভট টেবিল তৈরি করতে সব তথ্য ব্যবহার করা যাবে না। তারা এই উদ্দেশ্যে ব্যবহার করার আগে, কোষ স্বাভাবিক করা আবশ্যক। সহজ কথায়, এটা ঠিক করুন। বাধ্যতামূলক প্রয়োজনীয়তা: একটি হেডার লাইনের উপস্থিতি, সমস্ত লাইনের পূর্ণতা, ডেটা ফরম্যাটের সমতা।
- ডেটা আধা-স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করা হয়। পিভট টেবিলে নতুন তথ্য পেতে, আপনাকে একটি বিশেষ বোতামে ক্লিক করতে হবে।
- পিভট টেবিল অনেক জায়গা নেয়। এর ফলে কম্পিউটারে কিছু ব্যাঘাত ঘটতে পারে। এছাড়াও, এই কারণে ফাইলটি ই-মেইলে পাঠানো কঠিন হবে।
এছাড়াও, একটি পিভট টেবিল তৈরি করার পরে, ব্যবহারকারীর নতুন তথ্য যোগ করার ক্ষমতা নেই।