বিষয়বস্তু
সময় ব্যবস্থাপনা I আমার কাজ আছে এবং আমি একটি অকেজো বৈঠকে আটকা পড়েছি
অর্থনীতিবিদ পিলার লোরেট «০ মিনিটের সভায় ব্যাখ্যা করেছেন »কিভাবে এই কাজের নিয়োগকে সর্বাধিক অনুকূল করা যায়
যদি আপনি কর্মক্ষেত্রে একটি নতুন সভা সম্পর্কে অবহিত হন তবে আপনি অসাবধানতা এবং পদত্যাগের সাথে শ্বাসরোধ করেন, কিছু ভুল। এই কাজের অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি আমাদের পেশাগত কাজের উন্নতির জন্য হাতিয়ার হওয়া উচিত এবং অনেক সময় সেগুলি কেবল সময়ের অপচয় হয়ে যায়।
এই পরিস্থিতি - যা মনে হয় তার চেয়ে অনেক বেশি সাধারণ - যা অর্থনীতিবিদকে অনুপ্রাণিত করেছিল পিলার লোরেট, ব্যবসা এবং ঝুঁকি বিশ্লেষণে বিশেষ, লেখার জন্য «30 মিনিটের মিটিং, একটি বই যাতে স্পষ্ট নির্দেশিকা এবং পরামর্শের মাধ্যমে তিনি এই সভার কার্যকারিতা বৃদ্ধির একটি উপায় প্রস্তাব করেন, এভাবে তার উদ্দেশ্য পূরণ হয়।
আমরা লেখকের সাথে কথা বলেছি এবং তার কাছে সময় নষ্ট করা বন্ধ করতে এবং আমাদের যেসব সভায় অংশ নিতে বাধ্য করা হয়েছে তার সর্বাধিক ব্যবহার করার চাবি জিজ্ঞাসা করেছি:
সভার পরিকল্পনা করার সময় সংগঠন কেন এত গুরুত্বপূর্ণ?
যদি আমাদের একটি ভাল পরিকল্পনা এবং সংগঠন না থাকে, তাহলে উদ্দেশ্যগুলি স্পষ্ট হবে না, আলোচনা করা পয়েন্টগুলিও থাকবে না, এবং উপলভ্য সময়ও থাকবে না ... অতএব, আমরা করব অনিয়ন্ত্রিত সময়কাল এবং আমরা অংশগ্রহণকারীদের প্রত্যাশা পূরণ করব না। আমরা হতাশ হতে পারি এবং এটি সবার সময়ের অপচয় হবে।
একটি সভা কোন নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে যা দুর্বলভাবে পরিকল্পিত এবং যার মধ্যে কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য অর্জিত হয় না?
অর্থনৈতিক পরিপ্রেক্ষিতে খরচ ছাড়াও, সভায় যোগদান খারাপভাবে পরিকল্পিত এবং যার মধ্যে 90, 60 বা 30 মিনিট পরে কোন সিদ্ধান্তে পৌঁছানো যায় না উপস্থিতদের মধ্যে নেতিবাচক ধারণা এবং নিরুৎসাহ। এবং যদি এই পরিস্থিতি অব্যাহত থাকে, এটা সহজ যে সময়ের সাথে সাথে আমরা "আমার চাকরির সাথে এবং আমাকে একটি অকেজো সভায় যোগ দিতে হবে" এই চিন্তা করে চাপ দেওয়া হয়।
এটি আয়োজকের প্রতি অংশগ্রহণকারীদের মতামতের উপরও নেতিবাচক প্রভাব ফেলে, যারা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে সাধারণত একজন বস।
কেন একটি মিটিং সময়কাল জন্য 30 মিনিট অনুকূল সময়?
Minutes০ মিনিট হল সেই চ্যালেঞ্জ যা আমি আমার নিজের অভিজ্ঞতার উপর ভিত্তি করে বইটিতে তুলে ধরছি যেগুলো কাজ করে। স্পষ্টতই এমন মিটিং আছে যেগুলোতে আরো সময় লাগবে, অন্য যেগুলোতে আপনার উদ্দেশ্য এমনকি কম সময়েও নেওয়া যেতে পারে, এবং অবশ্যই কোন কোন সময়ে 30 বা 60 মিনিটের মিটিং নিজেই কল বা ই-মেইল দ্বারা প্রতিস্থাপিত হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ।
বইটিতে আপনি যে সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীর কথা বলছেন তার চিত্র কীভাবে কাজ করে?
যখন আমরা -০ মিনিটের মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের কথা বলি, তখন এটা স্পষ্ট হওয়া উচিত আদর্শ সংখ্যা সর্বোচ্চ পাঁচ জনের বেশি হওয়া উচিত নয়। এবং আপনার পছন্দ সঠিক হতে হবে। আমরা মডারেটর, সমন্বয়কারী, সচিব (তারা একই ব্যক্তি হতে পারে) এবং অংশগ্রহণকারীদের পরিসংখ্যান আলাদা করতে পারি। নীতিগতভাবে, 30 মিনিট এবং সর্বাধিক পাঁচজনের মিটিংয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া sensকমত্যপূর্ণ এবং দ্বন্দ্ব সৃষ্টি করা উচিত নয়।
এটাকে যতটা সম্ভব দক্ষ করার জন্য আমাদের একটি সভার আয়োজন করা উচিত?
আমরা পাঁচটি পয়েন্টে সংক্ষিপ্ত করতে পারি কিভাবে নিম্নরূপ সভার আয়োজন করা যায়। প্রথমটি হবে লক্ষ্য নির্ধারণ করুন এবং সভার কাঙ্ক্ষিত ফলাফল। দ্বিতীয়, সঠিক অংশগ্রহণকারীদের চয়ন করুন। তৃতীয়টি সভার পরিকল্পনা করুন; অন্যান্য বিষয়ের মধ্যে, এজেন্ডা তৈরি করুন, স্থান নির্বাচন করুন, সময় এবং সময় শুরু করুন এবং এটি সভার মূল নথিপত্র সহ প্রেরণ করুন যাতে পর্যাপ্ত সময় আগ্রহীদের কাছে পাঠানো হয় যাতে তারা এটি প্রস্তুত করতে পারে।
চতুর্থত, আমাদের অবশ্যই একাউন্টে নিতে হবে কাঠামো নকশা মিটিং এর, অর্থাৎ, অপারেটিং নিয়ম এবং অবশ্যই 30 মিনিট যে মিটিং স্থায়ী হয় তা বিষয়বস্তু দ্বারা গঠন করা হয়। অবশেষে, এটি একটি করা গুরুত্বপূর্ণ মিটিং ফলো-আপ। নিশ্চিত করুন যে সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা চুক্তিগুলি সম্পর্কে সচেতন এবং যদি কোন ফলো-আপ কর্ম সম্পাদন করতে হয়, তাহলে প্রত্যেকের জন্য কোন কাজগুলি নির্ধারিত হয় এবং বাস্তবায়নের সময়