বিষয়বস্তু
ধরা যাক আমাদের কাছে একটি এক্সেল স্প্রেডশীট রয়েছে যা সম্পূর্ণ তথ্যে পূর্ণ। এটি সুসংগঠিত, বিন্যাসিত এবং আপনি যেভাবে চান ঠিক সেইভাবে দেখায়। এবং এখানে আপনি কাগজে এটি মুদ্রণ করার সিদ্ধান্ত নেন। এবং তারপরে সে ভয়ঙ্কর দেখতে শুরু করে।
স্প্রেডশীটগুলি সবসময় কাগজে ভাল দেখায় না কারণ সেগুলি মুদ্রণে ব্যবহার করার জন্য ডিজাইন করা হয়নি। এগুলি বিশেষভাবে যতটা প্রয়োজন তত লম্বা এবং প্রশস্ত হওয়ার জন্য তৈরি করা হয়।
যখন টেবিলটি সম্পাদনা করা এবং পর্দায় খোলার প্রয়োজন হয় তখন এটি সুবিধাজনক, তবে এর অর্থ হল যে এটির ডেটা কাগজের একটি সাধারণ শীটে ভাল দেখাবে না।
তবে যে কোনও ক্ষেত্রে, কিছুই অসম্ভব নয়, বিশেষত যখন এটি এক্সেলের মতো নমনীয় সরঞ্জামের ক্ষেত্রে আসে। তাছাড়া এটা মোটেও কঠিন নয়। এখানে কিছু টিপস আছে কিভাবে এক্সেল ডকুমেন্ট প্রিন্ট করতে হয় যাতে সেগুলি কাগজে ভালো দেখায়।
টিপ 1: প্রিন্ট করার আগে প্রিন্ট প্রিভিউ বিকল্পটি ব্যবহার করুন
আপনি যদি এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করেন তবে মুদ্রিত হলে আপনার স্প্রেডশীটটি কেমন দেখাবে তা আপনি দেখতে পাবেন। এই সরঞ্জামটি বিশেষভাবে মূল্যবান এবং এটি প্রচুর পরিমাণে সময় এবং কাগজ সংরক্ষণ করতে সহায়তা করবে। এমনকি প্রিন্ট করার সময় এটি কেমন দেখাবে তার জন্য আপনি নির্দিষ্ট পরিবর্তন করতে পারেন যেমন মার্জিন প্রসারিত করা ইত্যাদি।
আপনি অনুশীলনে এটি কীভাবে কাজ করে তা পরীক্ষা করতে পারেন এবং পৃষ্ঠায় টেবিলের প্রদর্শন সেট আপ করা খুব সহজ হবে।
আপনি কি মুদ্রণ করার পরিকল্পনা করছেন তা স্থির করুন
আপনি যদি শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট ডেটা মুদ্রণ করতে চান তবে আপনাকে পুরো বইটি মুদ্রণ করতে হবে না, শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ডেটা। আপনি প্রিন্ট করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, শুধুমাত্র একটি শীট বা একটি নির্দিষ্ট ফাইল। আপনি অল্প পরিমাণ ডেটাও প্রিন্ট করতে পারেন। এটি করার জন্য, আপনাকে সেগুলি নির্বাচন করতে হবে এবং তারপরে মুদ্রণ সেটিংসে "হাইলাইট করা পরিসীমা" আইটেমটি নির্বাচন করতে হবে।
আপনার স্থান প্রসারিত করুন
আপনি যে কাগজে মুদ্রণ করেন তার আকার দ্বারা আপনি সীমাবদ্ধ, তবে আপনি সেই স্থানটি বাড়াতে পারেন এমন বিভিন্ন উপায় রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, কাগজের একটি শীটের অভিযোজন পরিবর্তন করুন। ডিফল্ট হল পোর্ট্রেট ওরিয়েন্টেশন। এটি প্রচুর সংখ্যক সারি এবং ল্যান্ডস্কেপ সহ টেবিলের জন্য উপযুক্ত - যদি অনেকগুলি কলাম থাকে।
আপনার যদি আরও বেশি জায়গার প্রয়োজন হয়, আপনি শীটের প্রান্তে মার্জিন কমাতে পারেন। তারা যত ছোট, তত বেশি তথ্য একটি শীটে ফিট হতে পারে। অবশেষে, যদি টেবিলটি ছোট হয়, আপনি শীটে সম্পূর্ণ নথিটি ফিট করতে কাস্টম স্কেলিং বিকল্প বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন।
মুদ্রণের জন্য হেডার ব্যবহার করুন
কাগজের একটি শীটে টেবিলটি মুদ্রণ করা অসম্ভব হলে একজন ব্যক্তি টেবিলে কোথায় আছেন তা বোঝা খুব কঠিন। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে "প্রিন্ট হেডার" ফাংশন ব্যবহার করতে হবে। এটি আপনাকে একটি টেবিলের প্রতিটি পৃষ্ঠায় সারি বা কলাম শিরোনাম যোগ করতে দেয়।
পৃষ্ঠা বিরতি ব্যবহার করুন
যদি আপনার নথিতে কাগজের একাধিক শীট বিস্তৃত থাকে, তাহলে একটি নির্দিষ্ট স্থানে ঠিক কী ডেটা থাকা উচিত তা বুঝতে সাহায্য করার জন্য পৃষ্ঠা বিরতি ব্যবহার করা একটি ভাল ধারণা। আপনি যখন একটি টেবিলে একটি পৃষ্ঠা বিরতি সন্নিবেশ করান, তখন তার নীচের সমস্ত কিছু পরবর্তী পৃষ্ঠায় চলে যায়৷ এটি সুবিধাজনক কারণ এটি আপনাকে ডেটা বিভক্ত করতে দেয় যেভাবে একজন ব্যক্তি চান৷
আপনি যদি এই সুপারিশগুলি অনুসরণ করেন, তাহলে আপনি কাগজের শীটে মুদ্রিত এক্সেল নথিগুলির পড়াকে ব্যাপকভাবে সহজ করতে পারেন।