বিষয়বস্তু
এখন তথ্যের যুগ। লোকেদের প্রতিদিন যে ডেটা প্রক্রিয়া করতে হয় তার পরিমাণ আরও বেশি করে বাড়ছে। এটি কাজ সহ জীবনের সমস্ত সম্ভাব্য ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। এখন মানুষের ক্রিয়াকলাপের আরও বেশি ক্ষেত্র রয়েছে যেখানে প্রচুর পরিমাণে তথ্য দ্রুত প্রক্রিয়া করার ক্ষমতার তীব্র প্রয়োজন রয়েছে।
এক্সেল বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি যা আপনাকে এটি করতে দেয় তা হল গ্রুপিং। আসল বিষয়টি হ'ল তথ্য কাঠামোগত সমস্ত উপলব্ধ ডেটার সাথে নয়, কেবল ছোট অংশগুলির সাথে কাজ করতে সহায়তা করে। আপনি যদি একই ধরণের তথ্য এক ব্লকে প্যাক করেন, তবে কম্পিউটারের জন্য এবং ব্যক্তির পক্ষে এটি আরও সহজ। প্রায় এমন কোন ক্ষেত্র নেই যেখানে তথ্যের কাঠামোর চাহিদা থাকবে না:
- বিক্রয় তথ্য প্রক্রিয়াকরণ. গুদামগুলি নিয়মিতভাবে বিভিন্ন মূল্য, ওজন, সরবরাহকারী, নাম ইত্যাদি সহ বিভিন্ন ধরণের পণ্যের বিশাল ব্যাচ পায়। স্ট্রাকচারিং ডেটা এই সমস্ত তথ্যের অ্যারেতে নেভিগেট করা সহজ করে তোলে।
- অধ্যয়ন। শিক্ষার গুণমান এবং স্ব-শিক্ষার সাথে তথ্য কতটা সুগঠিত হয় তার সাথে ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত। অতএব, আপনি যদি একই ধরণের ডেটা পাশাপাশি গোষ্ঠীবদ্ধ করেন তবে পরিসংখ্যান সম্পর্কিত ব্যবহারিক কাজগুলিই নয়, উদাহরণস্বরূপ, তাত্ত্বিক কাজগুলি, হোমওয়ার্ক সংগঠিত করা এবং আরও অনেক কিছু করা সহজ হবে।
- অ্যাকাউন্টিং রিপোর্ট। হিসাবরক্ষকদের নিয়মিত সংখ্যার সাথে মোকাবিলা করতে হয়, যার প্রতিটির অন্যান্য সংখ্যার সাথে সংযোগ রয়েছে। এবং একে অপরের সাথে সম্পর্কিত uXNUMXbuXNUMX মান এবং একটি ভিন্ন ধরণের তথ্যের সাথে কাজ করা আরও সুবিধাজনক করতে, ডেটা গ্রুপিং ব্যবহার করা খুব সুবিধাজনক।
এছাড়াও, ডেটা গ্রুপিং ফাংশন আপনাকে পুরানো তথ্য লুকানোর অনুমতি দেয়। আসুন দেখি কিভাবে এটি কাজ করে এবং কিভাবে আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন।
কিভাবে ফাংশন পরামিতি সেট করতে হয়
ডেটা গ্রুপিংয়ের সাথে কাজ করতে, আপনাকে প্রথমে এটি কনফিগার করতে হবে। এটি করতে, "ডেটা" ট্যাবে যান এবং সেখানে "গঠন" বিকল্পটি খুঁজুন। এর পরে, একটি পপ-আপ প্যানেল প্রদর্শিত হবে যেখানে আপনাকে নীচের ডানদিকে একটি বোতাম খুঁজে বের করতে হবে।
এর পরে, একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে যেখানে আপনাকে উপযুক্ত চেকবক্সগুলি নির্বাচন করতে হবে এবং ঠিক আছে কী টিপুন। এই সেটিংস নিয়ন্ত্রণ করে কিভাবে ডেটা প্রদর্শিত হবে।
গুরুত্বপূর্ণ: বাস্তবে, অনেক লোক ডেটার নীচে মোট প্রদর্শন করা বরং অসুবিধাজনক বলে মনে করেন। অতএব, আপনি এই বাক্সটি চেক না করে রেখে যেতে পারেন। এটি "স্বয়ংক্রিয় শৈলী" বাক্সটি চেক করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
এই পদক্ষেপগুলি সম্পন্ন করার পরে, আপনি অবিলম্বে তথ্য গ্রুপ করা শুরু করতে পারেন।
কীভাবে সারি অনুসারে ডেটা গ্রুপ করবেন
এখন অনুশীলনে গ্রুপ সারি করার জন্য কী করা দরকার তা বের করা যাক।
- আমরা যেগুলিকে গ্রুপ করতে চাই তার উপরে বা নীচে একটি নতুন সারি তৈরি করুন। এটি সবই নির্ভর করে পূর্ববর্তী পর্যায়ে ফলাফল প্রদর্শনের কোন পদ্ধতি বেছে নেওয়া হয়েছিল তার উপর।
- পরবর্তী ধাপ হল যোগ করা সারির উপরের বাম ঘরে একটি টেবিল শিরোনাম তৈরি করা। এটি সেই গোষ্ঠীর নাম হবে যেখানে কোষগুলিকে একত্রিত করা হবে যা একটি নির্দিষ্ট ভিত্তিতে সাধারণ।
- নতুন তৈরি করা সারির নীচে বা তার উপরে এলাকার সমস্ত ঘর নির্বাচন করুন (প্রথম ধাপে আমরা কী করেছি তার উপর নির্ভর করে)। এর পরে, আমরা ডেটা ট্যাবে "স্ট্রাকচার" বোতামটি সন্ধান করি এবং সেখানে আমরা "গ্রুপ" বিকল্পটি খুঁজে পাই। পপ-আপ প্যানেলে তীর বা কমান্ডের নামে ক্লিক করা গুরুত্বপূর্ণ নয়, কিন্তু আইকনে ক্লিক করুন।
আপনি যদি এখনও নীচের তীরটিতে ক্লিক করেন, একটি অতিরিক্ত মেনু প্রদর্শিত হবে যেখানে আপনি হয় গ্রুপিং ফাংশন নির্বাচন করতে বা একটি কাঠামো তৈরি করতে পারেন। আমরা প্রাথমিকভাবে এই পর্যায়ে গ্রুপিং করতে আগ্রহী।
এর পরে, আমরা মূল বৈশিষ্ট্যটি নির্বাচন করি যার দ্বারা গ্রুপিং করা হবে। এটি সারি বা কলাম হতে পারে। আপনি যদি কিছু পরিবর্তন না করেন তবে প্রথম আইটেমটি ডিফল্টরূপে নির্বাচিত হয়। সেটিংস আমাদের প্রয়োজন অনুযায়ী সেট করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার পরে, আমাদের ঠিক আছে বোতাম টিপে আমাদের ক্রিয়াগুলি নিশ্চিত করতে হবে। যেহেতু আমরা সারি দ্বারা গোষ্ঠীবদ্ধ করছি, আমাদের কিছু পরিবর্তন করার দরকার নেই, আমাদের কেবল দুবার চেক করতে হবে।
গুরুত্বপূর্ণ: যদি, গ্রুপ অবজেক্ট শুরু করার আগে, আপনি একটি ঘর নয়, বরং স্থানাঙ্ক প্যানেলে সমগ্র কলাম বা সারি নির্বাচন করেন, তাহলে এই ডায়ালগ বক্সটি প্রদর্শিত হবে না। প্রোগ্রামটি নিজেই কী করতে হবে তা নির্ধারণ করবে।
রেখাগুলি যে গোষ্ঠীবদ্ধ ছিল তা আমরা স্থানাঙ্ক প্যানেলে বিয়োগ চিহ্ন দ্বারা বুঝতে পারি। এটি আমাদের বলে যে ডেটা প্রকাশ করা হয়েছিল। এখন আমরা এই আইকনে ক্লিক করে বা একটু উঁচুতে 1 বোতামে ক্লিক করে সেগুলি লুকিয়ে রাখতে পারি (এটি গ্রুপিংয়ের ডিগ্রি নির্দেশ করে)।
আমরা দেখতে পাই যে লাইনগুলি লুকানো আছে, এবং বিয়োগ চিহ্নটি প্লাসে পরিবর্তিত হয়েছে। পছন্দসই লাইনটি খুলতে, আপনি এটিতে ক্লিক করতে পারেন এবং তারপরে প্রোগ্রামটি নিজেই এটি করবে। আপনি যদি সমস্ত লাইন প্রসারিত করতে চান, তাহলে আপনাকে "2" বোতামে ক্লিক করতে হবে, যা এই ক্ষেত্রে সমন্বয় প্যানেলের উপরে অবস্থিত।
কিভাবে গ্রুপ কলাম
গ্রুপ কলামের জন্য, কর্মের অ্যালগরিদম প্রায় একই:
- সেটিংসে আমরা কোন বিকল্পগুলি বেছে নিয়েছি তার উপর নির্ভর করে, যে অঞ্চলটি গ্রুপ করা হবে তার বাম বা ডানদিকে আমাদের একটি নতুন কলাম সন্নিবেশ করাতে হবে।
- উপস্থিত কলামের শীর্ষ কক্ষে আমরা গ্রুপের নাম লিখি।
- আমরা গ্রুপ করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কলাম নির্বাচন করি (প্রথম পর্যায়ে আমরা যেটি যোগ করেছি তা ছেড়ে দিন), এবং তারপরে উপরে বর্ণিত অ্যালগরিদমের মতো একইভাবে "গ্রুপ" বোতামে ক্লিক করুন।
- এখন আমাদের ছোট উইন্ডোতে "কলাম" আইটেমটিতে ক্লিক করতে হবে এবং "ওকে" বোতামে ক্লিক করতে হবে।
- সৌভাগ্য কামনা করছি।
বিঃদ্রঃ. ঠিক যেমন সারি গোষ্ঠীবদ্ধ করার সময়, আমরা যদি অনুভূমিক স্থানাঙ্ক বারে সম্পূর্ণ কলাম নির্বাচন করি, আমরা একটি ছোট ডায়ালগ বক্স পাই না।
কিভাবে মাল্টিলেভেল গ্রুপিং করা যায়
এক্সেল একটি কার্যকরী প্রোগ্রাম, তবে এর সম্ভাবনাগুলি একক-স্তরের গ্রুপিংয়ের সাথে শেষ হয় না, যেমনটি উপরের উদাহরণগুলিতে বর্ণিত হয়েছে। কোষগুলিকে বিভিন্ন স্তরে গোষ্ঠীভুক্ত করার ক্ষমতাও রয়েছে। এটি নিম্নলিখিত উপায়ে করা হয়:
- শুরুতে, প্রধান গ্রুপটি উপরে বর্ণিত পদ্ধতিতে তৈরি করা হয়েছে। সাবগ্রুপগুলি তারপর এটিতে যোগ করা হবে।
- এর পরে, আমরা নিশ্চিত করি যে মূল গ্রুপটি খোলা হয়েছে। এটিতে, আমরা উপরে বর্ণিত ক্রিয়াগুলিও সম্পাদন করি। ব্যক্তিটি সারি বা কলামের সাথে কাজ করছে কিনা তার উপর নির্দিষ্ট পদক্ষেপগুলি নির্ভর করে।
- ফলস্বরূপ, বেশ কয়েকটি স্তরের গ্রুপ তৈরি করা যেতে পারে।
ডেটা গোষ্ঠীবদ্ধ করার জন্য নির্দেশাবলী
একটি পরিস্থিতি দেখা দিতে পারে যখন পূর্বে তৈরি করা গ্রুপ বা উপগোষ্ঠীর আর প্রয়োজন হয় না। এর জন্য একটি পৃথক ফাংশন রয়েছে - "আনগ্রুপ"। এটি বাস্তবায়ন করতে, আপনাকে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে হবে:
- গ্রুপের অংশ এমন উপাদান নির্বাচন করুন।
- "ডেটা" ট্যাব খুলুন।
- আমরা সেখানে "কাঠামো" গ্রুপটি খুঁজে পেয়েছি, নীচের তীর দিয়ে এটি খুলুন।
- সেখানে, "Ungroup" বোতামে ক্লিক করুন। শিলালিপি নয়, আইকনে ক্লিক করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
এর পরে, আমরা ঠিক কি আমরা আনগ্রুপ করতে চাই তা বেছে নিই। আমরা পূর্বে কি গোষ্ঠীবদ্ধ করেছি তার উপর নির্ভর করে উপযুক্ত আইটেমটি নির্বাচন করি। কাজ শেষ করার পরে, OK বোতাম টিপুন।
মনোযোগ! এর আগে যদি মাল্টি-লেভেল গ্রুপিং তৈরি করা হয় বা বেশ কয়েকটি ভিন্ন গ্রুপ তৈরি করা হয়, তবে তাদের আলাদাভাবে সংস্কার করা উচিত।
এখানে আমরা এই ধরনের ফলাফল পেতে. 
এটি কোষগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করার জন্য একটি সাধারণ অ্যালগরিদম, তবে যে কোনও ব্যবসার মতোই অনেকগুলি সূক্ষ্মতা রয়েছে৷ আসুন আরো বিস্তারিতভাবে তাদের তাকান.
কিভাবে শীটগুলোকে আনগ্রুপ করবেন
সময়ে সময়ে শীটগুলিকে আনগ্রুপ করার প্রয়োজন হতে পারে৷ এটি করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিত ক্রিয়াকলাপগুলি সম্পাদন করতে হবে:
- শুরু করার জন্য, আমরা সেই শীটগুলি খুঁজে পাই যেগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করা হয়েছে। যদি শীটগুলি আগে থেকে গোষ্ঠীবদ্ধ করা হয়, তবে সেগুলি একই রঙে প্রদর্শিত হবে বা শিরোনামটি গাঢ় হবে৷
- এর পরে, আপনাকে গ্রুপ থেকে একটি শীটে ডান-ক্লিক করতে হবে এবং তারপরে প্রসঙ্গ মেনুতে "আনগ্রুপ শীট" বোতামে ক্লিক করতে হবে। এখন সেগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করা হবে, এবং অন্যদের থেকে স্বাধীনভাবে তাদের সমস্ত পরিবর্তন করা হবে৷
শীটগুলিকে গোষ্ঠীমুক্ত করার আরেকটি উপায় হল Shift কী ব্যবহার করে এবং তারপরে আপনি যে গ্রুপটি আনগ্রুপ করতে চান তার সক্রিয় শীটে ক্লিক করুন৷ অর্থাৎ, আপনাকে সেই গোষ্ঠীটি সংজ্ঞায়িত করতে হবে যার গ্রুপ আনগ্রুপিং প্রয়োজন, তারপরে একটি ট্যাবে ক্লিক করুন এবং তারপরে Shift কী চেপে ধরে এটিতে ক্লিক করুন।
পরিবর্তনগুলি করার পরে, আপনি এখন কিছু শীট গ্রুপ করতে পারেন। এটি করার জন্য, Ctrl বা Cmd কী টিপুন (প্রথমটি উইন্ডোজ চালিত কম্পিউটারগুলির জন্য এবং দ্বিতীয়টি অ্যাপল প্রযুক্তির জন্য), এবং বোতামটি ধরে রাখার সময়, আপনি যে শীটগুলিকে একটি গ্রুপে একত্রিত করতে চান তাতে ক্লিক করুন। এর পরে, প্রোগ্রামটি ব্যবহারকারীর জন্য সবকিছু করবে।
ম্যানুয়ালি গ্রুপ করা ডেটা কীভাবে আনগ্রুপ করবেন
কক্ষগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করার আগে, আপনাকে প্রথমে বুঝতে হবে কিভাবে সেগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করা হয়েছে: ম্যানুয়ালি বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে৷ ম্যানুয়াল গ্রুপিং উপরে বর্ণিত পদ্ধতি হিসাবে বিবেচিত হয়। গ্রুপের স্বয়ংক্রিয় প্রজন্ম হল যখন নির্দিষ্ট ফাংশন ব্যবহার করে তৈরি করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, সাবটোটাল তৈরি করার পরে। এই সুযোগটি যে ব্যবহার করা হয়েছিল তা "ইন্টারমিডিয়েট ফলাফল" লাইন থেকে বোঝা যায়।
যদি একই নামের ফাংশনের মাধ্যমে ডেটা গ্রুপ করা হয় সীমা অতিক্রম করা, তারপর এটিকে বিচ্ছিন্ন করার জন্য, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে গোষ্ঠীটি স্থাপন করা হয়েছে। যদি না হয়, তাহলে আপনাকে বাম পাশের সাইডবারে + বোতামে ক্লিক করতে হবে। যে গ্রুপটি মোতায়েন করা হয়েছে, আমরা বোতাম দ্বারা বিচার করতে পারি – একই জায়গায়। যখন আমরা একটি গ্রুপ প্রসারিত করি, তখন আমরা লুকানো সারি এবং গোষ্ঠী উভয়ই দেখতে শুরু করি। এর পরে, কীবোর্ড বা বাম মাউস বোতাম ব্যবহার করে, গ্রুপের সমস্ত ঘর নির্বাচন করুন এবং তারপরে - উপরে বর্ণিত অ্যালগরিদম অনুসারে।
খুব কম লোকই জানেন যে ম্যানুয়ালি গ্রুপ করা সেলগুলিকে আনগ্রুপ করার আরেকটি উপায় আছে - হটকি ব্যবহার করে.
এটি করার জন্য, আপনাকে প্রথমে সেই কলামগুলি নির্বাচন করতে হবে যেগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করা হয়েছে, এবং তারপরে Alt + Shift + বাম তীর কী টিপুন। যদি কাজটি ম্যাক ওএসের অধীনে নিয়ন্ত্রিত কম্পিউটারে করা হয়, তবে আপনাকে কমান্ড + শিফট + জে কী সমন্বয় ব্যবহার করতে হবে।
কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে গোষ্ঠীভুক্ত ডেটা আনগ্রুপ করবেন
যদি, পূর্ববর্তী অনুচ্ছেদে করা চেকের ফলস্বরূপ, এটি প্রমাণিত হয় যে ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে গোষ্ঠীবদ্ধ হয়েছে, তবে সবকিছুই কিছুটা জটিল, যেহেতু স্ট্যান্ডার্ড আনগ্রুপ ফাংশন এই ক্ষেত্রে কাজ করবে না। ক্রিয়াকলাপগুলি ডেটার গ্রুপিং ঠিক কী করেছে তার উপর নির্ভর করে। যদি এটি "সাবটোটাল" ফাংশন হয়, তাহলে কর্মের ক্রমটি নিম্নরূপ:
- আমরা প্রধান প্যানেলে ডেটা সহ একই ট্যাব খুলি (বা পটি, এটি প্রায়শই বলা হয়)।
- আমরা "সাবটোটাল" বোতামে ক্লিক করার পরে (যেটি আমাদের দ্বিতীয় ধাপে করতে হবে), আমাদের কাছে একটি উইন্ডো থাকবে। বোতামটি নিজেই একই বিভাগে অবস্থিত - কাঠামো। এর পরে, একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে যেখানে আমাদের "সমস্ত মুছুন" বোতামে ক্লিক করতে হবে। এটি উইন্ডোর নীচের বাম কোণে বা অন্য কোথাও পাওয়া যেতে পারে (অফিসের সংস্করণ এবং নির্দিষ্ট স্প্রেডশীট প্রোগ্রামের উপর নির্ভর করে)।
মনোযোগ! এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র গোষ্ঠীই নয়, সাবটোটালগুলিও সরিয়ে দেয়। অতএব, যদি আপনার সেগুলি রাখার প্রয়োজন হয় তবে গ্রুপের উপাদানগুলিকে অন্য শীটে অনুলিপি করা এবং সেগুলিকে গ্রুপবিহীন হিসাবে ব্যবহার করা ভাল।
সারণী সহ যেকোন ক্রিয়াকলাপের জন্য একটি দৃঢ় সুপারিশ গোষ্ঠীভুক্ত বা আনগ্রুপ ডেটা। এটি করার আগে, আপনাকে মূল টেবিলের একটি অনুলিপি তৈরি করতে হবে। এই ক্ষেত্রে, যদি কিছু পরিকল্পনা অনুযায়ী না যায় তবে আপনি নথির মূল দৃশ্যটি পুনরুদ্ধার করতে পারেন।
সুতরাং, ডেটা গঠনের জন্য এক্সেলের একটি খুব বিস্তৃত কার্যকারিতা রয়েছে। অবশ্যই, এটি একজন ব্যক্তির জন্য সবকিছু করতে সক্ষম হবে না, তবে এটি আপনাকে কাঠামোগত ডেটা সহ আরও সুবিধাজনকভাবে কাজ সংগঠিত করতে দেয়। বাকিটা ব্যক্তিকেই করতে হবে। যাইহোক, এটি একটি খুব কার্যকরী টুল যা তাদের জন্য খুবই উপযোগী হবে যাদের বিপুল পরিমাণ সংখ্যাসূচক এবং পাঠ্য তথ্য নিয়ে কাজ করতে হবে।