বিষয়বস্তু
সময় এবং তারিখের সাথে কাজ করা মাইক্রোসফ্ট এক্সেল ব্যবহার করার একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। আজ আপনি শিখবেন কিভাবে আপনি বিভিন্ন উপায়ে একটি তারিখ লিখতে পারেন, কিভাবে একটি টাইমস্ট্যাম্প ব্যবহার করে আজকের তারিখ নির্ধারণ করতে পারেন, বা গতিশীলভাবে পরিবর্তনশীল মান ব্যবহার করতে পারেন। আপনি সপ্তাহের দিনগুলির সাথে একটি কলাম বা সারি পূরণ করতে কী কী ক্রিয়া ব্যবহার করতে পারেন তাও আপনি বুঝতে পারবেন।
এক্সেলে তারিখ যোগ করার জন্য বেশ কয়েকটি বিকল্প রয়েছে। আপনি কোন লক্ষ্যগুলি অনুসরণ করছেন তার উপর নির্ভর করে, কর্মগুলি ভিন্ন। এবং কাজগুলি যে কোনও কিছু হতে পারে: আজকের তারিখ নির্দিষ্ট করুন বা শীটে একটি তারিখ যোগ করুন, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে এবং ঘড়ি এবং ক্যালেন্ডারে বর্তমানে কী রয়েছে তা সর্বদা দেখাবে। অথবা আপনি স্প্রেডশীটটি ব্যবসায়িক দিনের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করতে চান, অথবা আপনি একটি র্যান্ডম তারিখ লিখতে চান। আপনি যে লক্ষ্যগুলি অনুসরণ করছেন তা কোন ব্যাপার না, আজ আপনি সেগুলি কীভাবে অর্জন করবেন তা শিখবেন।
কিভাবে Excel এ একটি তারিখ লিখতে হয়
ব্যবহারকারী বিভিন্ন পদ্ধতি এবং বিন্যাস ব্যবহার করে স্প্রেডশীটে তারিখ লিখতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এটি 1 জানুয়ারী, 2020 হিসাবে লিখতে পারেন, বা আপনি এটি 1.01.2020, XNUMX জানুয়ারী হিসাবে লিখতে পারেন। তারিখটি যে বিন্যাসে উল্লেখ করা হোক না কেন, প্রোগ্রামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারণ করবে যে ব্যবহারকারী এটি রেকর্ড করতে চায়। খুব প্রায়ই, প্রোগ্রামটি নিজেই উইন্ডোজে সেট করা বিন্যাসের উপর ভিত্তি করে মান ফর্ম্যাট করে, তবে কিছু ক্ষেত্রে ব্যবহারকারীর দ্বারা নির্দিষ্ট ফর্মে বিন্যাস করা সম্ভব।
যে কোনো ক্ষেত্রে, ব্যবহারকারীর তারিখ বিন্যাস সন্তুষ্ট না হলে, তিনি সেল সেটিংসে এটি পরিবর্তন করতে পারেন। কিভাবে বুঝবেন যে ব্যবহারকারী নির্দিষ্ট মান, এক্সেল একটি তারিখ হিসাবে সংজ্ঞায়িত? এটি ডানদিকে মানের প্রান্তিককরণ দ্বারা নির্দেশিত হয়, বাম দিকে নয়।
যদি Excel প্রবেশ করা ডেটা নির্ধারণ করতে এবং সঠিক বিন্যাস বরাদ্দ করতে অক্ষম হয় এবং আপনি দেখতে পান যে সেগুলি ঘরের ডান প্রান্তে অবস্থিত নয়, তাহলে আপনি স্ট্যান্ডার্ডের কাছাকাছি অন্য কোনো বিন্যাসে তারিখটি প্রবেশ করার চেষ্টা করতে পারেন। . কোনটি বর্তমানে উপলব্ধ তা দেখতে, আপনি "সেল ফর্ম্যাট" মেনুতে যেতে পারেন, যা "হোম" ট্যাবে অবস্থিত "সংখ্যা" বিভাগে পাওয়া যাবে।
যদি এটির প্রয়োজন হয়, ব্যবহারকারী সহজেই সেই ঘরের প্রতিনিধিত্বের দৃশ্য পরিবর্তন করতে পারেন যা তারিখটি ধারণ করে এমন একটি হিসাবে রেকর্ড করা হয়েছে। এটি করার জন্য, আপনি উপরে বর্ণিত একই ফর্ম্যাট সেল উইন্ডো ব্যবহার করতে পারেন।
এটি Ctrl + 1 কী সমন্বয় ব্যবহার করেও বলা যেতে পারে।
কখনও কখনও ব্যবহারকারী এমন পরিস্থিতির মুখোমুখি হন যেখানে একটি সেল প্রচুর সংখ্যক গ্রিডের আকারে প্রদর্শিত হয় যা এতে রয়েছে। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি নির্দেশ করে যে প্রোগ্রামটি ব্যবহারকারীকে সেলের আকার বাড়াতে বলে। এই সমস্যার সমাধান করা খুবই সহজ। যে কলামটিতে এই ত্রুটিটি প্রদর্শিত হয়েছে তার ডান সীমানায় ডাবল-ক্লিক করা যথেষ্ট। এর পরে, এই কলামের কক্ষগুলির প্রস্থ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারিত হবে, এটিতে থাকা পাঠ্য স্ট্রিংয়ের বৃহত্তম দৈর্ঘ্যের উপর ভিত্তি করে।
বিকল্পভাবে, ঘরের প্রস্থ সঠিক না হওয়া পর্যন্ত আপনি ডান সীমানা টেনে সঠিক প্রস্থ সেট করতে পারেন।
বর্তমান তারিখ এবং সময় সন্নিবেশ করা হচ্ছে
এক্সেলে বর্তমান সময় এবং তারিখ সন্নিবেশ করার জন্য দুটি বিকল্প রয়েছে: স্ট্যাটিক এবং ডাইনামিক। প্রথমটি একটি টাইমস্ট্যাম্প হিসাবে কাজ করে। দ্বিতীয় বিকল্পটি আপনাকে সর্বদা ঘরে বর্তমান তারিখ এবং সময় রাখতে দেয়।
টাইমস্ট্যাম্প সবসময় আপ-টু-ডেট থাকে তা নিশ্চিত করতে কী করা যেতে পারে? এটি করার জন্য, নীচের মত একই সূত্র ব্যবহার করুন। তারা সর্বদা বর্তমান তারিখ এবং সময় দেখাবে।
আপনি যদি একটি স্ট্যাটিক সময় সেট করতে চান, তবে আপনি বিশেষ এক্সেল সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে পারেন যা হট কী ব্যবহার করে বলা হয়:
- Ctrl + ; অথবা Ctrl + Shift + 4 - এই হট কীগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেলে সেই তারিখটি সন্নিবেশিত করে যা সেই মুহুর্তে প্রাসঙ্গিক যখন ব্যক্তি এই বোতামগুলিতে ক্লিক করে।
- Ctrl + Shift + ; অথবা Ctrl+Shift+6 – তাদের সাহায্যে আপনি বর্তমান সময় রেকর্ড করতে পারবেন।
- আপনি যদি এই মুহুর্তে প্রাসঙ্গিক সময় এবং তারিখ উভয়ই সন্নিবেশ করতে চান তবে আপনাকে প্রথমে প্রথম কী সমন্বয় টিপুন, তারপর স্পেস বার টিপুন এবং দ্বিতীয় সংমিশ্রণটি কল করুন।
কি নির্দিষ্ট কী ব্যবহার করতে হবে? এটি সবই বর্তমানে সক্রিয় করা লেআউটের উপর নির্ভর করে। যদি ইংরেজি লেআউটটি এখন চালু থাকে, তাহলে প্রথম সংমিশ্রণটি ব্যবহার করা হয়, কিন্তু যদি বিন্যাসটি দ্বিতীয়টি হয় (অর্থাৎ, "বা" শব্দের পরপরই অনুসরণ করা হয়)।
এটি লক্ষ করা উচিত যে এই হটকিগুলির ব্যবহার সর্বদা আদর্শ নয়। কিছু ক্ষেত্রে, যে ভাষা নির্বাচন করা হোক না কেন, উপরে বর্ণিত সংমিশ্রণগুলির মধ্যে শুধুমাত্র একটি কাজ করে। অতএব, কোনটি ব্যবহার করতে হবে তা বোঝার সর্বোত্তম উপায় হল পরীক্ষা করা।
একটি নিয়ম হিসাবে, প্যাটার্নটি নিম্নরূপ: এটি সমস্ত ফাইলটি খোলার সময় কোন ভাষা ইনস্টল করা হয়েছিল তার উপর নির্ভর করে। যদি ইংরেজি হয়, তাহলে লেআউট পরিবর্তন করলেও পরিস্থিতির কোনো পরিবর্তন হবে না। যদি ভাষাটি ইনস্টল করা থাকে, তবে আপনি এটিকে ইংরেজিতে পরিবর্তন করলেও, আপনাকে সেই সূত্রটি ব্যবহার করতে হবে যা ভাষার জন্য উপযুক্ত।
কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি স্থায়ী টাইমস্ট্যাম্প সেট করবেন (সূত্র সহ)
সেল সবসময় সময় প্রদর্শন করার জন্য, বিশেষ সূত্র আছে। কিন্তু নির্দিষ্ট সূত্র ব্যবহারকারী কি কাজ অনুসরণ করছে তার উপর নির্ভর করে। সুতরাং, যদি টেবিলে সময়ের স্বাভাবিক প্রদর্শন যথেষ্ট হয়, তাহলে আপনাকে ফাংশনটি ব্যবহার করতে হবে TDATA(), যার মধ্যে কোন যুক্তি নেই। আমরা এটিকে ঘরে ঢোকানোর পরে, আমরা উপরে বর্ণিত পদ্ধতিতে এটির বিন্যাসকে "সময়" এ পরিবর্তন করি।
যদি পরে, এই ডেটার উপর ভিত্তি করে, আপনি অন্য কিছু করতে যাচ্ছেন এবং ফলস্বরূপ ফলাফল সূত্রে ব্যবহার করতে যাচ্ছেন, তবে একবারে দুটি ফাংশন ব্যবহার করা ভাল: =তারিখ()-আজ()
ফলে দিনের সংখ্যা শূন্য হবে। অতএব, এই সূত্র দ্বারা প্রত্যাবর্তিত ফলাফল হিসাবে শুধুমাত্র সময় থাকবে। তবে এখানে আপনাকে একটি সময় বিন্যাসও ব্যবহার করতে হবে যাতে সবকিছু ঘড়ির মতো কাজ করে। সূত্র ব্যবহার করার সময়, আপনাকে নিম্নলিখিত সূক্ষ্মতার দিকে মনোযোগ দিতে হবে:
- তথ্য সব সময় আপডেট করা হয় না. বর্তমানের তারিখ এবং সময় পরিবর্তন করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই উইন্ডোটি বন্ধ করতে হবে, আগে এটি সংরক্ষণ করে, এবং তারপরে আবার খুলতে হবে। এছাড়াও, আপনি যদি এই ফাংশনের জন্য কনফিগার করা একটি ম্যাক্রো সক্ষম করেন তবে আপডেটটি ঘটে।
- এই ফাংশনটি সিস্টেম ঘড়িটিকে তার ডেটা উত্স হিসাবে ব্যবহার করে। অতএব, যদি তারা ভুলভাবে কনফিগার করা হয়, সূত্রটিও ভাল কাজ করবে না। অতএব, ইন্টারনেট থেকে তারিখ এবং সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে সনাক্তকরণ সেট করার সুপারিশ করা হয়।
এখন এমন পরিস্থিতি কল্পনা করা যাক। কলাম A-তে থাকা পণ্যগুলির একটি তালিকা সহ আমাদের কাছে একটি টেবিল রয়েছে। সেগুলি পাঠানোর পরপরই, গ্রাহককে একটি বিশেষ কক্ষে মান "হ্যাঁ" লিখতে হবে। টাস্ক: একজন ব্যক্তি যখন "হ্যাঁ" শব্দটি লিখেছিলেন তখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সময়টি ঠিক করে এবং একই সাথে এটি পরিবর্তন হওয়া থেকে রক্ষা করে।
এই লক্ষ্য অর্জনের জন্য কি পদক্ষেপ নেওয়া যেতে পারে? উদাহরণস্বরূপ, আপনি ফাংশন ব্যবহার করে দেখতে পারেন যদি, যা একই ফাংশন ধারণ করবে, কিন্তু ডেটা সহ অন্য কক্ষের মানের উপর নির্ভর করে। একটি উদাহরণ দিয়ে এটি প্রদর্শন করা অনেক সহজ। সূত্রটি এই মত দেখাবে: =IF(B2="হ্যাঁ", IF(C2="";DATE(); C2); "")
আসুন এই সূত্রটি বোঝা যাক।
- B হল সেই কলাম যেখানে আমাদের ডেলিভারি নিশ্চিতকরণ রেকর্ড করতে হবে।
- C2 হল সেই ঘর যেখানে B2 কক্ষে আমরা "হ্যাঁ" শব্দটি লেখার পরে টাইম স্ট্যাম্প প্রদর্শিত হবে।
উপরের সূত্রটি নিম্নরূপ কাজ করে। এটি "হ্যাঁ" শব্দটি সেল B2-এ আছে কিনা তা পরীক্ষা করে। যদি তাই হয়, তাহলে একটি দ্বিতীয় চেক করা হয় যা চেক করে যে সেল C2 খালি আছে কিনা। যদি তাই হয়, তাহলে বর্তমান তারিখ এবং সময় ফেরত দেওয়া হয়। উপরের কোনটি যদি কাজ না করে IF অন্যান্য পরামিতি ধারণ করে, তারপর কিছুই পরিবর্তন হয় না।
আপনি যদি মানদণ্ডটি "অন্তত কিছু মান থাকে" হতে চান, তাহলে আপনাকে শর্তে "নট সমান" <> অপারেটর ব্যবহার করতে হবে। এই ক্ষেত্রে, সূত্রটি এইরকম দেখাবে: =IF(B2<>“”; IF(C2=””;DATE(); C2); “”)
এই সূত্রটি এইভাবে কাজ করে: প্রথমে, এটি কোষে অন্তত কিছু বিষয়বস্তু আছে কিনা তা পরীক্ষা করে। যদি হ্যাঁ, তাহলে দ্বিতীয় চেক শুরু হয়। আরও, কর্মের ক্রম একই থাকে।
এই সূত্রটির সম্পূর্ণ কার্যকারিতার জন্য, আপনাকে অবশ্যই "ফাইল" ট্যাবে এবং "বিকল্প - সূত্র" বিভাগে ইন্টারেক্টিভ গণনা সক্ষম করতে হবে। এই ক্ষেত্রে, এটি নিশ্চিত করা অবাঞ্ছিত যে কোষটি এটির সাথে উল্লেখ করা হয়েছে। এর থেকে কর্মক্ষমতা খারাপ হবে, কিন্তু কার্যকারিতা উন্নত হবে না।
কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেলে তারিখগুলি পূরণ করবেন
আপনি যদি তারিখ দিয়ে টেবিলের অধিকাংশ পূরণ করতে চান, তাহলে আপনি স্বয়ংসম্পূর্ণ নামক একটি বিশেষ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে পারেন। চলুন দেখে নেই এর ব্যবহারের কিছু বিশেষ ক্ষেত্রে।
ধরুন আমাদের তারিখগুলির একটি তালিকা পূরণ করতে হবে, যার প্রত্যেকটি আগেরটির চেয়ে একদিন পুরনো। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে অবশ্যই স্বয়ংসম্পূর্ণ ব্যবহার করতে হবে যেমন আপনি অন্য কোনো মান ব্যবহার করবেন। প্রথমে আপনাকে ঘরে প্রাথমিক তারিখটি নির্দিষ্ট করতে হবে, এবং তারপরে আপনার ক্ষেত্রে টেবিলের তথ্যটি বিশেষভাবে যে ক্রমানুসারে অবস্থিত তার উপর নির্ভর করে সূত্রটিকে নীচে বা ডানদিকে সরাতে স্বয়ংসম্পূর্ণ মার্কার ব্যবহার করুন৷ অটোফিল মার্কার হল একটি ছোট বর্গক্ষেত্র যা ঘরের নীচের ডানদিকে অবস্থিত, এটিকে টেনে আনলে, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিপুল পরিমাণ তথ্য পূরণ করতে পারেন৷ প্রোগ্রামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারণ করে কিভাবে সঠিকভাবে পূরণ করতে হয় এবং বেশিরভাগ ক্ষেত্রে এটি সঠিক হতে দেখা যায়। এই স্ক্রিনশটে, আমরা একটি কলামে দিনগুলি পূরণ করেছি। আমরা নিম্নলিখিত ফলাফল পেয়েছিলাম. 
কিন্তু স্বয়ংসম্পূর্ণতার সম্ভাবনা সেখানে শেষ হয় না। আপনি সপ্তাহের দিন, মাস বা বছরের সাথে সম্পর্ক রেখেও এটি সম্পাদন করতে পারেন। কিভাবে এটি করতে দুটি সম্পূর্ণ উপায় আছে.
- উপরে বর্ণিত স্ট্যান্ডার্ড স্বয়ংসম্পূর্ণ টোকেন ব্যবহার করুন। প্রোগ্রামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সবকিছু শেষ করার পরে, আপনাকে স্বয়ংসম্পূর্ণ বিকল্পগুলির সাথে আইকনে ক্লিক করতে হবে এবং উপযুক্ত পদ্ধতি নির্বাচন করতে হবে।
- ডান মাউস বোতাম দিয়ে অটোফিল মার্কারটি টেনে আনুন এবং আপনি যখন এটি ছেড়ে দেবেন, সেটিংস সহ একটি মেনু স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হবে। আপনি চান উপায় চয়ন করুন এবং উপভোগ করুন.
প্রতি N দিনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সন্নিবেশ করাও সম্ভব। এটি করার জন্য, আপনাকে ঘরে একটি মান যুক্ত করতে হবে, স্বয়ংসম্পূর্ণ হ্যান্ডেলটিতে ডান-ক্লিক করুন, এটিকে ধরে রাখুন এবং যেখানে আপনি সংখ্যা ক্রমটি শেষ করতে চান সেখানে টেনে আনতে হবে। এর পরে, "প্রগতি" পূরণ বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং ধাপের মান নির্বাচন করুন।
পাদচরণটি নথির একটি এলাকা, যা পুরো বইটির জন্য সর্বজনীন। বিভিন্ন তথ্য সেখানে প্রবেশ করা যেতে পারে: নথিটি সংকলনকারী ব্যক্তির নাম, যেদিন এটি করা হয়েছিল। বর্তমান তারিখ রাখা সহ. নিচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন:
- "সন্নিবেশ" মেনু খুলুন, যেখান থেকে আপনি হেডার এবং ফুটার সেটিংস মেনুতে কল করেন।
- আপনার প্রয়োজন হেডার উপাদান যোগ করুন. এটি হয় প্লেইন টেক্সট বা তারিখ, সময় হতে পারে।
গুরুত্বপূর্ণ নোট: তারিখটি স্থির থাকবে। অর্থাৎ, শিরোনাম এবং ফুটারে তথ্য ক্রমাগত আপডেট করার কোন স্বয়ংক্রিয় উপায় নেই। আপনাকে কীবোর্ড থেকে সেই মুহূর্তে প্রাসঙ্গিক ডেটা লিখতে হবে।
যেহেতু শিরোনাম এবং ফুটারগুলি নথির বিষয়বস্তুর সাথে সরাসরি সম্পর্কিত নয় এমন পরিষেবার তথ্য প্রদর্শনের উদ্দেশ্যে করা হয়, তাই সেখানে সূত্র ইত্যাদি সন্নিবেশ করার কোন মানে হয় না। আপনি যদি সূত্রগুলি ব্যবহার করতে চান তবে আপনি সর্বদা প্রথম লাইনে পছন্দসই মানগুলি লিখতে পারেন (এবং এই জায়গায় একটি খালি লাইন যোগ করতে পারেন যদি কিছু ডেটা ইতিমধ্যে সেখানে সঞ্চিত থাকে) এবং "ভিউ" বা "উইন্ডো" এর মাধ্যমে এটি ঠিক করতে পারেন ” ট্যাব, আপনি যে অফিস স্যুটটি ব্যবহার করছেন তার সংস্করণের উপর নির্ভর করে (প্রথম বিকল্পটি সেই সংস্করণগুলির জন্য যা 2007-এর পরে প্রকাশিত হয়েছিল এবং দ্বিতীয়টি সেই সময়ের আগেগুলির জন্য)৷
এইভাবে, আমরা এক্সেলে তারিখ এবং সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে সন্নিবেশ করার বিভিন্ন উপায় বের করেছি। আমরা দেখতে পাই যে এতে জটিল কিছু নেই এবং এমনকি একটি শিশুও এটি বের করতে পারে।