কিভাবে Excel এ মুদ্রণ এলাকা সেট এবং ঠিক করবেন

প্রায়শই, এক্সেলের একটি টেবিলের সাথে কাজ শেষ করার পরে, আপনাকে সমাপ্ত ফলাফল মুদ্রণ করতে হবে। যখন আপনার সম্পূর্ণ নথির প্রয়োজন হয়, তখন প্রিন্টারে সমস্ত ডেটা পাঠানো সহজ। যাইহোক, কখনও কখনও এমন পরিস্থিতি রয়েছে যখন সম্পূর্ণ ফাইল থেকে মুদ্রণের জন্য শুধুমাত্র নির্দিষ্ট অংশ নির্বাচন করা প্রয়োজন। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে প্রোগ্রামের অন্তর্নির্মিত বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে হবে, নথি মুদ্রণের জন্য অস্থায়ী বা স্থায়ী সেটিংস সেট করতে হবে।

এক্সেলে প্রিন্ট এরিয়া কাস্টমাইজ করার উপায়

এক্সেল স্প্রেডশীটের মুদ্রণযোগ্য এলাকা তৈরি এবং কাস্টমাইজ করার দুটি উপায় রয়েছে:

1. প্রিন্ট করার জন্য একটি নথি পাঠানোর আগে একটি একক প্রোগ্রাম সেটিং। এই ক্ষেত্রে, প্রবেশ করা পরামিতিগুলি ফাইলটি মুদ্রিত হওয়ার পরপরই প্রাথমিকগুলিতে ফিরে আসবে। পরবর্তী মুদ্রণের আগে আপনাকে পদ্ধতিটি পুনরাবৃত্তি করতে হবে।
2. একটি ধ্রুবক মুদ্রণযোগ্য এলাকা ঠিক করা, তাই আপনাকে ভবিষ্যতে পুনরায় সামঞ্জস্য করার প্রয়োজন নেই। যাইহোক, আপনি যদি বিভিন্ন ক্ষেত্র সহ বিভিন্ন টেবিল প্রিন্ট করতে চান তবে আপনাকে প্রোগ্রামটি পুনরায় কনফিগার করতে হবে।

প্রতিটি পদ্ধতি নীচে আরও বিশদে আলোচনা করা হবে।

প্রিন্ট এলাকায় নিয়মিত সমন্বয়

এই পদ্ধতিটি প্রাসঙ্গিক হবে যদি আপনি যে টেবিলগুলির সাথে কাজ করেন সেগুলিকে মুদ্রণের জন্য জোন পরিবর্তন করতে হয়।

মনোযোগ দিন! আমাদের অবশ্যই ভুলে যাওয়া উচিত নয় যে যদি ভবিষ্যতে আপনাকে প্রাথমিক নথিটি পুনরায় মুদ্রণ করতে হয় তবে সমস্ত সেটিংস আবার প্রবেশ করতে হবে।

পদ্ধতি:

1. আপনি মুদ্রণ করতে চান এমন সমস্ত কক্ষ নির্বাচন করুন। এটি কীবোর্ড কী (নেভিগেশন বোতাম) দিয়ে বা LMB ধরে রেখে এবং ধীরে ধীরে মাউসটিকে পছন্দসই স্থানে নিয়ে যেতে পারে।

2. ঘরের প্রয়োজনীয় পরিসীমা চিহ্নিত করা হলে, আপনাকে "ফাইল" ট্যাবে যেতে হবে।
3. খোলা মেনুতে, "মুদ্রণ" ফাংশন নির্বাচন করুন।
4. এর পরে, আপনাকে ঘরের নির্বাচিত পরিসরের জন্য মুদ্রণ বিকল্পগুলি সেট করতে হবে। তিনটি বিকল্প আছে: সম্পূর্ণ ওয়ার্কবুক প্রিন্ট করুন, শুধুমাত্র সক্রিয় শীট মুদ্রণ করুন, অথবা একটি নির্বাচন মুদ্রণ করুন। আপনি শেষ বিকল্প নির্বাচন করতে হবে.
5. এর পরে, নথির মুদ্রিত সংস্করণের পূর্বরূপ ক্ষেত্রটি প্রদর্শিত হবে।

যদি প্রদর্শিত তথ্যটি প্রিন্ট করার প্রয়োজনের সাথে মিলে যায়, তবে এটি "মুদ্রণ" বোতামে ক্লিক করতে এবং প্রিন্টারের মাধ্যমে সমাপ্ত প্রিন্টআউটের জন্য অপেক্ষা করতে হবে। মুদ্রণ শেষ হলে, সেটিংস ডিফল্ট সেটিংসে ফিরে আসবে।

সমস্ত নথির জন্য অভিন্ন পরামিতি ঠিক করা

যখন আপনাকে টেবিলের একই এলাকা (বিভিন্ন সময়ের ব্যবধানে অনেক কপি বা নির্বাচিত কক্ষে তথ্য পরিবর্তন) মুদ্রণ করতে হবে, তখন বারবার সেটিংস পরিবর্তন না করার জন্য নির্দিষ্ট মুদ্রণ সেটিংস সেট করা ভাল। পদ্ধতি:

1. সাধারণ টেবিল থেকে ঘরের প্রয়োজনীয় পরিসর নির্বাচন করুন (যেকোনো সুবিধাজনক পদ্ধতি ব্যবহার করে)।
2. প্রধান টুলবারে "পৃষ্ঠা লেআউট" ট্যাবে যান।
3. "প্রিন্ট এরিয়া" বিকল্পে ক্লিক করুন।
4. পরবর্তী কর্মের জন্য দুটি বিকল্প থাকবে - "জিজ্ঞাসা করুন" এবং "সরান"। আপনি প্রথম একটি নির্বাচন করতে হবে.

5. প্রোগ্রাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্বাচিত এলাকা ঠিক করবে। যখনই ব্যবহারকারী মুদ্রণ বিভাগে নেভিগেট করবে তখন এটি প্রদর্শিত হবে।

ডেটার সঠিকতা পরীক্ষা করতে, আপনি মুদ্রণ সেটিংসের মাধ্যমে একটি পূর্বরূপ সম্পাদন করতে পারেন। আপনি উপরের বাম কোণে ফ্লপি ডিস্ক আইকনে ক্লিক করে বা "ফাইল" মেনুর মাধ্যমে সেট প্যারামিটার সংরক্ষণ করতে পারেন।

একাধিক মুদ্রণ এলাকা সেট করা হচ্ছে

কখনও কখনও আপনাকে Excel এ একই স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ক্লিপিংস প্রিন্ট করতে হবে। এটি করার জন্য, আপনাকে একটি মধ্যবর্তী ধাপ যোগ করে কর্মের ক্রম সামান্য পরিবর্তন করতে হবে:

1. মাউস বোতাম বা কীবোর্ডে নেভিগেশন কী দিয়ে মুদ্রণের জন্য প্রথম এলাকাটি নির্বাচন করুন। এই ক্ষেত্রে, "CTRL" বোতামটি ধরে রাখা গুরুত্বপূর্ণ।
2. "CTRL" বোতামটি প্রকাশ না করে, আপনি মুদ্রণ করতে চান এমন অবশিষ্ট অঞ্চলগুলি নির্বাচন করুন৷
3. "পৃষ্ঠা লেআউট" ট্যাবে যান।
4. পৃষ্ঠা সেটআপ গ্রুপ থেকে, প্রিন্ট এরিয়া টুল নির্বাচন করুন।
5. উপরে বর্ণিত হিসাবে পূর্বে চিহ্নিত রেঞ্জগুলি যোগ করার জন্য এটি অবশেষ।

গুরুত্বপূর্ণ! আপনি টেবিলের বেশ কয়েকটি ক্ষেত্র মুদ্রণ শুরু করার আগে, আপনাকে বিবেচনা করতে হবে যে তাদের প্রতিটি একটি পৃথক শীটে মুদ্রিত হবে। এটি এই কারণে যে একটি শীটে যৌথ মুদ্রণের জন্য, রেঞ্জগুলি অবশ্যই সংলগ্ন হতে হবে।

একটি সেট এলাকায় একটি সেল যোগ করা হচ্ছে

আরেকটি সম্ভাব্য পরিস্থিতি হল ইতিমধ্যে নির্বাচিত এলাকায় একটি সংলগ্ন ঘর যোগ করা। এটি করার জন্য, সেটিংস পুনরায় সেট করার এবং সেগুলিকে নতুনগুলিতে পরিবর্তন করার দরকার নেই।. ইতিমধ্যে সেট করা পরিসীমা বজায় রেখে আপনি একটি নতুন সেল যোগ করতে পারেন। পদ্ধতি:

1. বিদ্যমান পরিসরে যোগ করার জন্য সন্নিহিত কক্ষ নির্বাচন করুন।
2. "পৃষ্ঠা লেআউট" ট্যাবে যান।
3. "পৃষ্ঠা বিকল্প" বিভাগ থেকে, "প্রিন্ট এলাকা" ফাংশন নির্বাচন করুন।

স্ট্যান্ডার্ড বিকল্পগুলি ছাড়াও, ব্যবহারকারীকে একটি নতুন অ্যাকশন "মুদ্রণযোগ্য এলাকায় যোগ করুন" দেওয়া হবে। এটি প্রিভিউ উইন্ডোর মাধ্যমে সমাপ্ত ফলাফল পরীক্ষা করা অবশেষ।

রিসেট

যখন প্রয়োজনীয় পরিসর সহ সমস্ত নথি মুদ্রণ করা হয়েছে বা আপনাকে সেটিংস পরিবর্তন করতে হবে, তখন আপনাকে সেটিংস পুনরায় সেট করতে হবে। এটি করার জন্য, শুধু "পৃষ্ঠা লেআউট" ট্যাবে যান, "মুদ্রণ এলাকা" টুল নির্বাচন করুন, "সরান" বোতামে ক্লিক করুন। এর পরে, আপনি উপরে বর্ণিত নির্দেশাবলী অনুসারে নতুন রেঞ্জ সেট করতে পারেন।

উপসংহার

উপরে বর্ণিত পদ্ধতিগুলি শিখে, আপনি কম সময়ে এক্সেল থেকে প্রয়োজনীয় নথি বা তার অংশগুলি প্রিন্ট করতে পারেন। যদি টেবিলটি স্থির থাকে, এতে প্রচুর সংখ্যক নতুন কক্ষ যোগ করা হয় না, এটি অবিলম্বে মুদ্রণের জন্য প্রয়োজনীয় রেঞ্জগুলি সেট করার সুপারিশ করা হয় যাতে আপনি ভবিষ্যতে পুনরায় কনফিগার না করে নির্বাচিত কক্ষগুলিতে তথ্য পরিবর্তন করতে পারেন। দস্তাবেজটি ক্রমাগত পরিবর্তন হলে, প্রতিটি নতুন প্রিন্টআউটের জন্য সেটিংটি পুনরাবৃত্তি করতে হবে।