এক্সেলের অনেক নবীন ব্যবহারকারী এই সমস্যার সাথে পরিচিত যে কোষগুলিতে প্রচুর পরিমাণে তথ্য স্থাপন করা অত্যন্ত অসুবিধাজনক, ভবিষ্যতে নিজের জন্য একটি নোট রাখার কোথাও নেই। আসলে, টেবিলের সাধারণ চেহারা লঙ্ঘন না করে এটি করা বেশ সহজ। যে জন্য নোট কি.
নোট নিয়ে কাজ করা
নোটগুলি নির্বাচিত কোষগুলির জন্য অতিরিক্ত প্রেসক্রিপশন। প্রায়শই এগুলি পাঠ্য হয় এবং টেবিলের লেখকদের একজনের দ্বারা একটি নির্দিষ্ট মন্তব্য থাকে। পাঠ্য ছাড়াও, আপনি প্রদর্শিত ক্ষেত্রটিতে একটি চিত্র যুক্ত করতে পারেন। যাইহোক, একটি কক্ষে পছন্দসই মন্তব্য বা ছবি সংযুক্ত করার জন্য, আপনাকে কীভাবে সাধারণ পাঠ্য চিহ্ন তৈরি করতে হয়, দেখতে এবং সম্পাদনা করতে হয় তা শিখতে হবে।. এর পরে, আপনি উন্নত সেটিংসে যেতে পারেন।
সৃষ্টি
নোট তৈরির প্রক্রিয়াটি বেশ সহজ এবং বেশ কয়েকটি ধাপ নিয়ে গঠিত:
- মাউস দিয়ে টেবিল থেকে একটি ঘর নির্বাচন করুন। এটিতে রাইট ক্লিক করুন।
- প্রদর্শিত প্রসঙ্গ মেনু থেকে, "ইনসার্ট নোট" ফাংশনটি নির্বাচন করুন।
- এর পরে, নির্বাচিত ঘরের পাশে একটি মুক্ত ক্ষেত্র পপ আপ হবে। উপরের লাইনটি ডিফল্ট ব্যবহারকারীর নাম দ্বারা দখল করা হবে।
আপনি বিনামূল্যে ক্ষেত্রে কোনো পাঠ্য তথ্য প্রবেশ করতে পারেন. একটি মন্তব্য লুকাতে, আপনাকে ঘরে ডান-ক্লিক করতে হবে, "মন্তব্য লুকান" ফাংশনটি নির্বাচন করুন। এর পরে, এটি লাল কোণে নির্দেশিত লিঙ্কে পড়ার জন্য উপলব্ধ হবে।
পর্যালোচনা
আপনি মাউস কার্সার দিয়ে তাদের প্রতিটির উপর ঘোরার মাধ্যমে বিভিন্ন কক্ষের জন্য মন্তব্য দেখতে পারেন। এর পরে, নোট সহ পাঠ্যটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পপ আপ হয়। মন্তব্য ক্ষেত্রটি অদৃশ্য করতে, আপনাকে কার্সারটিকে অন্য জায়গায় সরাতে হবে।
বিশেষজ্ঞের পরামর্শ! যদি টেবিলটি বড় হয় এবং এতে বিভিন্ন কক্ষের সাথে অনেকগুলি নোট বাঁধা থাকে, আপনি "পর্যালোচনা" ট্যাবের মাধ্যমে তাদের মধ্যে স্যুইচ করতে পারেন। এর জন্য, "পূর্ববর্তী" এবং "পরবর্তী" বোতামগুলি উদ্দেশ্য করা হয়েছে।
সম্পাদনা
প্রায়শই এমন পরিস্থিতি থাকে যখন অতিরিক্ত মন্তব্যের জন্য উইন্ডোটির বিষয়বস্তু পরিবর্তন করা প্রয়োজন। আপনি কয়েকটি পদক্ষেপ অনুসরণ করে এটি করতে পারেন:
- প্রাথমিকভাবে ডান মাউস বোতাম দিয়ে লুকানো পাঠ্য সহ ঘরে ক্লিক করুন।
- প্রদর্শিত তালিকায়, "নোট সম্পাদনা করুন" ফাংশন নির্বাচন করুন।
- একটি উইন্ডো খোলা উচিত যার মাধ্যমে আপনি পাঠ্য সম্পাদনা করতে পারেন, এতে ছবি যোগ করতে পারেন, মন্তব্য ক্ষেত্র বাড়াতে বা হ্রাস করতে পারেন।
আপনি অতিরিক্ত পাঠ্যের জন্য ক্ষেত্রের বাইরে টেবিলের যে কোনও জায়গায় ক্লিক করে সেটিংসটি সম্পূর্ণ করতে পারেন।
সেল মন্তব্য সম্পাদনা করার জন্য আরেকটি বিকল্প হল পর্যালোচনা ট্যাবের মাধ্যমে। এখানে আপনাকে নোটের জন্য টুলের একটি সেট খুঁজে বের করতে হবে এবং "সম্পাদনা" বোতামে ক্লিক করতে হবে।
একটি ইমেজ যোগ করা হচ্ছে
এক্সেলের নোটগুলির একটি আকর্ষণীয় বৈশিষ্ট্য হল ছবি যোগ করা যা আপনি নির্বাচিত কক্ষের উপর ঘোরালে পপ আপ হবে। একটি ছবি যোগ করার জন্য, আপনাকে বেশ কয়েকটি ক্রিয়া সম্পাদন করতে হবে:
- প্রাথমিকভাবে, আপনাকে নির্বাচিত ঘরে একটি অতিরিক্ত স্বাক্ষর যোগ করতে হবে।
- নোট এডিটিং প্রসেসে যান, মাউস কার্সারকে সেল বর্ডারগুলির একটিতে নিয়ে যান। এটিকে সেই স্থানে নির্দেশ করা গুরুত্বপূর্ণ যেখানে চারটি তীর সহ আইকনটি প্রদর্শিত হবে, যা বিভিন্ন দিক থেকে সরে যায়।
- আপনাকে এই আইকনে ডান-ক্লিক করতে হবে, প্রদর্শিত মেনু থেকে "নোট ফরম্যাট" ফাংশনটি নির্বাচন করুন।
- তথ্য সম্পাদনা করার জন্য একটি উইন্ডো ব্যবহারকারীর সামনে উপস্থিত হওয়া উচিত। আপনার "রঙ এবং লাইন" ট্যাবটি খুঁজে পাওয়া উচিত এবং এটিতে স্যুইচ করা উচিত।
- "রঙ" নামক ড্রপ-ডাউন তালিকায় ক্লিক করুন, যে তালিকাটি প্রদর্শিত হবে তার একেবারে নীচে, "ফিল মেথডস" ফাংশনটি নির্বাচন করুন।
- একটি নতুন উইন্ডো উপস্থিত হওয়া উচিত যেখানে আপনাকে "অঙ্কন" ট্যাবে যেতে হবে। এই ট্যাবের ভিতরে, একই নামের বোতামে ক্লিক করুন।
- "ছবি সন্নিবেশ করুন" উইন্ডোটি উপস্থিত হবে, যেখানে আপনাকে তিনটি বিকল্পের মধ্যে একটি বেছে নিতে হবে: OneDrive থেকে একটি চিত্র আপলোড করুন, Bing ব্যবহার করে একটি চিত্র অনুসন্ধান করুন, একটি কম্পিউটার থেকে একটি চিত্র আপলোড করুন৷ সবচেয়ে সহজ উপায় হল কম্পিউটার থেকে আপলোড করা যেখানে ডকুমেন্টটি অবস্থিত।
- যখন একটি চিত্র নির্বাচন করা হয়, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ববর্তী উইন্ডোতে স্যুইচ করবে যেখানে নির্বাচিত চিত্রটি প্রদর্শিত হবে। এখানে আপনাকে "ছবির অনুপাত রাখুন" ফাংশনের পাশের বাক্সটি চেক করতে হবে।
- "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করার পরে, প্রাথমিক নোট বিন্যাস উইন্ডো খুলবে। এই পর্যায়ে, আপনাকে প্রাথমিকভাবে নির্বাচিত ঘরে ছবির সাথে নোটটি বাঁধতে হবে। এটি করার জন্য, আপনাকে "সুরক্ষা" ট্যাবে যেতে হবে, "সুরক্ষিত বস্তু" এর পাশের বাক্সটি আনচেক করুন।
- এর পরে, আপনাকে "বৈশিষ্ট্য" ট্যাবে যেতে হবে, ঘরের সাথে একসাথে বস্তুগুলি সরানো এবং পরিবর্তন করার জন্য আইটেমের পাশের বাক্সটি চেক করুন। "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।
ছবি বড় করার জন্য, সাধারণ নোট ক্ষেত্রটি বিভিন্ন দিকে প্রসারিত করা প্রয়োজন।
একটি নোট মুছে ফেলা হচ্ছে
একটি যোগ করা স্বাক্ষর মুছে ফেলা একটি নতুন একটি ইনস্টল বা এটি সম্পাদনা করার চেয়ে সহজ৷ এটি করতে, অতিরিক্ত বিবরণ সহ একটি ঘরে ডান-ক্লিক করুন। পপ-আপ মেনু থেকে, "নোট মুছুন" কমান্ড সক্রিয় করুন।
নির্বাচিত ঘরে একটি অতিরিক্ত লেবেল সরানোর দ্বিতীয় উপায় হল "রিভিউ" ফাংশনের মাধ্যমে। এই বিকল্পটি নির্বাচন করার আগে, আপনাকে অবশ্যই মাউস দিয়ে ঘরটি চিহ্নিত করতে হবে। অবশেষে, অতিরিক্ত তথ্য মুছুন বোতামে ক্লিক করুন।
কিভাবে Excel এ একটি নোট সাইন ইন করবেন
যদি একটি ভাগ করা এক্সেল নথিতে কোষগুলির সমস্ত অতিরিক্ত সম্পাদনাগুলি পৃথক স্বাক্ষর ছাড়াই বিভিন্ন ব্যবহারকারী দ্বারা লেখা হয়, তবে নির্দিষ্ট এন্ট্রিগুলির লেখক খুঁজে পাওয়া অত্যন্ত কঠিন হবে৷ নোটের ক্যাপশন আপনাকে ডেটা সংগঠিত করতে দেয়। এটিকে একটি কক্ষে একটি নির্দিষ্ট সম্পাদনার উপরে ছেড়ে দেওয়ার জন্য, আপনাকে বেশ কয়েকটি ক্রিয়া সম্পাদন করতে হবে:
- প্রধান মেনু আইটেমগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করুন "ফাইল"।
- সেটিংস এ যান".
- "সাধারণ" ট্যাবে যান।
- পৃষ্ঠার নীচে একটি মুক্ত ক্ষেত্র প্রদর্শিত হবে, যেখানে আপনাকে অবশ্যই সেই ব্যবহারকারীর নাম লিখতে হবে যিনি কক্ষে একটি মন্তব্য করেছেন।
কিভাবে Excel এ একটি নোট খুঁজে বের করতে হয়
নথিটি খুব বড় হলে, এমন একটি পরিস্থিতি হতে পারে যেখানে আপনাকে দ্রুত একটি নির্দিষ্ট মন্তব্য খুঁজে বের করতে হবে। এটাকে সম্ভব করো. প্রয়োজনীয় বিবরণ বা লেবেল খোঁজার জন্য নির্দেশাবলী:
- "হোম" ট্যাবে যান।
- "খুঁজুন এবং নির্বাচন করুন" বিভাগে যান।
- "সেটিংস" বোতামে ক্লিক করুন।
- "অনুসন্ধানের সুযোগ" নির্বাচন করার বিকল্পটি খুঁজুন।
- মানটিকে নোটে সেট করুন।
- "সমস্ত খুঁজুন" বোতামে ক্লিক করুন।
এর পরে, সেট প্যারামিটার অনুসারে সেল সহ একটি তালিকা ব্যবহারকারীর সামনে উপস্থিত হবে।
একটি নোট দেখানো এবং লুকানো
আপনি যদি চান, আপনি নোটগুলি সম্পূর্ণরূপে লুকিয়ে রাখতে পারেন যাতে মূল নথি পড়ার সময় সেগুলি স্পষ্ট না হয়, অথবা যদি এটি পূর্বে সক্রিয় করা থাকে তবে লুকান ফাংশনটি অক্ষম করুন৷ এটি করার জন্য, আপনাকে কয়েকটি সহজ পদক্ষেপ অনুসরণ করতে হবে:
- "ফাইল" ট্যাবে সাধারণ সেটিংসে যান, তারপরে "বিকল্প", "উন্নত" বিভাগে যান।
- "স্ক্রিন" বিভাগটি খুঁজুন।
- "নোট এবং সূচক" ফাংশনের পাশের বাক্সটি চেক করুন।
- "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন। এর পরে, লুকানো নোটগুলি সর্বদা প্রদর্শিত হবে। এগুলিকে সম্পূর্ণরূপে লুকানোর জন্য, আপনাকে "নো নোট, নো ইন্ডিকেটর" ফাংশনের পাশের বাক্সটি চেক করতে হবে।
বিশেষজ্ঞের পরামর্শ! এক্সেল শুধুমাত্র পৃথক মন্তব্য প্রদর্শন করার বিকল্প আছে. এই বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম করতে, আপনাকে অবশ্যই একটি অতিরিক্ত বিবরণ সহ ঘরে ডান-ক্লিক করতে হবে, "নোটগুলি দেখান" বোতামে ক্লিক করুন৷ তাই তারা শুধুমাত্র নির্বাচিত কক্ষে স্থায়ীভাবে প্রদর্শিত হবে. একই প্রসঙ্গ মেনুর মাধ্যমে, আপনি প্রয়োজনীয় জায়গায় সংক্ষিপ্ত বিবরণ সম্পূর্ণরূপে লুকিয়ে রাখতে পারেন।
অন্য কক্ষে একটি নোট অনুলিপি করা হচ্ছে
যদি একটি নোট ইতিমধ্যেই তৈরি করা হয়ে থাকে, তাহলে আপনি এটিকে অন্য ঘরে অনুলিপি করতে পারেন যাতে পাঠ্যটি আবার না লিখতে পারেন। এটি করার জন্য, একটি সাধারণ নির্দেশ অনুসরণ করুন:
- নথিতে যে ঘরটিতে একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা সংশোধন সংযুক্ত করা হয়েছে সেটি নির্বাচন করতে ডান-ক্লিক করুন।
- পপ-আপ মেনু থেকে, "কপি" ফাংশন নির্বাচন করুন।
- যে ঘরে আপনি কপি করা নোটটি বাঁধতে চান সেটি খুঁজুন, বাম মাউস বোতামে ক্লিক করে এটি নির্বাচন করুন।
- "হোম" ট্যাবে যান, তারপর "ক্লিপবোর্ড" নির্বাচন করুন, "পেস্ট" বোতামে ক্লিক করুন।
- কমান্ডের একটি তালিকা ব্যবহারকারীর সামনে উপস্থিত হবে। আগ্রহের বিষয় হল "পেস্ট স্পেশাল"। এটিতে ক্লিক করার পরে, সেটিংসের জন্য একটি পৃথক উইন্ডো পপ আপ হবে, যেখানে আপনাকে নোটগুলির পাশের বাক্সটি চেক করতে হবে। এটি "ঠিক আছে" এ ক্লিক করে পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে রয়ে গেছে।
কিভাবে একটি নোট শীট প্রিন্ট করতে হয়
আপনি যদি নির্দিষ্ট সমন্বয় না করেন, ডিফল্টরূপে, এক্সেল নথিগুলি নোট ছাড়াই মুদ্রিত হয়। এগুলিকে প্রিন্টআউটে যুক্ত করার জন্য, আপনাকে প্রোগ্রামটি কনফিগার করতে হবে:
- "পৃষ্ঠা লেআউট" বিভাগে যান।
- "পৃষ্ঠা সেটআপ" ট্যাবে যান, তারপর "প্রিন্ট হেডার" এ ক্লিক করুন।
- মুদ্রণের জন্য পৃথক আইটেম সহ একটি উইন্ডো খুলবে। "নোটস" শব্দের বিপরীতে, আপনি সেগুলিকে প্রিন্টআউটে যুক্ত করতে পারেন বা এই ক্রিয়াটি বাতিল করতে পারেন৷
বিশেষজ্ঞের পরামর্শ! মুদ্রণের জন্য নোট যোগ করার সময়, মুদ্রিত নথিতে সেগুলি প্রদর্শনের জন্য দুটি বিকল্প রয়েছে। আপনি যদি "শীটের শেষে" নির্বাচন করেন - সেগুলি পৃষ্ঠার একেবারে নীচে প্রদর্শিত হবে৷ আপনি "একটি পত্রকের মতো" বিকল্পটি নির্বাচন করতে পারেন - নোটগুলি নথির বৈদ্যুতিন সংস্করণে প্রদর্শিত হওয়ার সাথে সাথে মুদ্রিত হবে৷
নোট তৈরি করার সময় ব্যবহারকারীর নাম পরিবর্তন করা
শেয়ারিং চালু থাকা অবস্থায় Excel-এ কাজ করার সময়, আপনি যখন নোট তৈরি করেন, তখন সেগুলি ছেড়ে যাওয়া ব্যবহারকারীর নাম দেওয়া হয় না। এটিকে আপনার নিজের ডাকনামে পরিবর্তন করতে, আপনাকে কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করতে হবে:
- উপরের বাম কোণে, "ফাইল" ট্যাবে ক্লিক করুন।
- "সেটিংস", "সাধারণ" বিভাগে যান।
- প্রদর্শিত মেনু থেকে "ব্যবহারকারীর নাম" নির্বাচন করুন।
- ব্যবহারকারীর সামনে একটি মুক্ত ক্ষেত্র খুলবে, যেখানে এটি পছন্দসই নাম লিখতে হবে।
এক্সেলে নোট ব্যবহারের উদাহরণ
এক্সেল স্প্রেডশীটে অতিরিক্ত সেল মন্তব্যগুলি কতটা দরকারী তা বোঝার জন্য, অন্যান্য ব্যবহারকারীদের অভিজ্ঞতা থেকে কয়েকটি ব্যবহারিক উদাহরণ বিবেচনা করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে:
- যখন একটি কোম্পানির কর্মচারীদের একটি এক্সেল নথিতে একটি সাধারণ কাজের ভিত্তি রেকর্ড করা থাকে, তখন শিফটে একই পৃষ্ঠায় কাজ করা সহকর্মীরা শিফটার হিসাবে মন্তব্য করতে, নির্দেশ দিতে, নির্দিষ্ট তথ্য বিনিময় করতে পারে।
- ফটো স্থাপন - যদি টেবিলে নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সম্পর্কে ডেটা থাকে, কোনো আইটেমের ছবি, যদি এটি তাদের স্টোরেজ, বিক্রয় সম্পর্কিত হয়।
- সূত্রের ব্যাখ্যা যা আরও হিসাব, গণনাকে সহজ করবে।
আপনি যদি সঠিক উপায়ে মন্তব্য করেন - যাতে সেগুলি সঠিক সময়ে উপস্থিত হয় এবং অন্য ব্যবহারকারীদের কাজে হস্তক্ষেপ না করে, আপনি Excel এ টেবিলের সাথে সম্পর্কিত কাজের উত্পাদনশীলতা উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করতে পারেন।
এক্সেলে নোটের ভিডিও টিউটোরিয়াল
উপরের নির্দেশাবলী আপনাকে এক্সেল স্প্রেডশীটে সেলগুলিতে মন্তব্য তৈরি, সম্পাদনা, দেখার, উন্নত সেটিং এর মূল বিষয়গুলি বুঝতে সাহায্য করবে। যাইহোক, আপনি যদি নোট সম্পর্কিত কিছু ক্রিয়াকলাপের সাথে কোনও অসুবিধা, অসুবিধার সম্মুখীন হন তবে প্রশিক্ষণের ভিডিওগুলি দেখার পরামর্শ দেওয়া হয়। সেগুলিতে সেল মন্তব্য সহ বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপ সম্পাদনের জন্য ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী রয়েছে।
উপসংহার
এক্সেলের বিভিন্ন কক্ষে মন্তব্য তৈরি করা, সম্পাদনা করা এবং দেখা ততটা কঠিন নয় যতটা প্রথম নজরে মনে হতে পারে। এই ধরনের দক্ষতা শুধুমাত্র এমন লোকদের জন্যই কার্যকর হবে যারা বড় প্রতিষ্ঠানে কাজ করেন, টেবিল ব্যবহার করে কিছু ট্র্যাক করেন, কিন্তু একক ব্যবহারকারী যারা নিজের জন্য Excel এ কাজ করেন তাদের জন্যও। আমাদের অবশ্যই ভুলে যাওয়া উচিত নয় যে নোট ক্ষেত্রে আপনি কেবল পাঠ্যই নয়, ছবিও যুক্ত করতে পারেন, যা কাজের ক্ষেত্রে তাদের উপযোগিতাকে ব্যাপকভাবে বৃদ্ধি করে।