বিষয়বস্তু
যখন আপনাকে একটি বড় টেবিলে এক বা একাধিক সারি খুঁজে বের করতে হবে, তখন আপনাকে শীটটি স্ক্রোল করতে এবং আপনার চোখ দিয়ে সঠিক কক্ষগুলি খুঁজতে অনেক সময় ব্যয় করতে হবে। অন্তর্নির্মিত মাইক্রোসফ্ট এক্সেল ফিল্টার অনেক কক্ষের মধ্যে ডেটা খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে। আসুন কীভাবে স্বয়ংক্রিয় ফিল্টার সক্ষম এবং অক্ষম করা যায় তা খুঁজে বের করা যাক এবং এটি ব্যবহারকারীদের যে সম্ভাবনাগুলি দেয় তা বিশ্লেষণ করি।
কিভাবে Excel এ AutoFilter সক্ষম করবেন
এই বিকল্পটি ব্যবহার করে শুরু করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে। আসুন তাদের প্রতিটি পরিষ্কারভাবে বিশ্লেষণ করা যাক। ফিল্টার চালু করার ফলাফল হবে টেবিল হেডারের প্রতিটি ঘরের পাশে একটি তীর সহ একটি বর্গাকার বোতামের চেহারা।
- হোম ট্যাবে কয়েকটি বিভাগ রয়েছে। তাদের মধ্যে - "সম্পাদনা", এবং আপনাকে এটিতে মনোযোগ দিতে হবে।
- যে ঘরটির জন্য ফিল্টার সেট করা হবে সেটি নির্বাচন করুন, তারপর এই বিভাগে "বাছাই এবং ফিল্টার" বোতামে ক্লিক করুন।
- একটি ছোট মেনু খুলবে যেখানে আপনাকে "ফিল্টার" আইটেমটি নির্বাচন করতে হবে।
- দ্বিতীয় পদ্ধতির জন্য মাইক্রোসফ্ট এক্সেল মেনুতে আরেকটি ট্যাব প্রয়োজন - এটিকে "ডেটা" বলা হয়। এটি বাছাই এবং ফিল্টার জন্য সংরক্ষিত একটি পৃথক বিভাগ আছে.
- আবার, পছন্দসই ঘরে ক্লিক করুন, "ডেটা" খুলুন এবং একটি ফানেলের চিত্র সহ "ফিল্টার" বোতামে ক্লিক করুন।
গুরুত্বপূর্ণ! আপনি শুধুমাত্র একটি ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন যদি টেবিলের একটি শিরোনাম থাকে। শিরোনাম ছাড়াই একটি টেবিলে ফিল্টার সেট করার ফলে উপরের সারিতে ডেটা হারিয়ে যাবে - সেগুলি দৃশ্য থেকে অদৃশ্য হয়ে যাবে।
টেবিল ডেটা দ্বারা একটি ফিল্টার সেট আপ করা হচ্ছে
ফিল্টারটি প্রায়শই বড় টেবিলে ব্যবহৃত হয়। একটি বিভাগের লাইনগুলি দ্রুত দেখার জন্য এটি প্রয়োজন, অস্থায়ীভাবে সেগুলিকে অন্যান্য তথ্য থেকে আলাদা করুন৷
- আপনি শুধুমাত্র কলাম ডেটা দ্বারা ডেটা ফিল্টার করতে পারেন। নির্বাচিত কলামের শিরোনামে তীরটিতে ক্লিক করে মেনুটি খুলুন। বিকল্পগুলির একটি তালিকা প্রদর্শিত হবে যার সাথে ডেটা সাজানো হবে।
- শুরু করার জন্য, আসুন সবচেয়ে সহজ জিনিসটি চেষ্টা করুন - কয়েকটি চেকমার্ক সরান, শুধুমাত্র একটি রেখে।
- ফলস্বরূপ, টেবিলে শুধুমাত্র নির্বাচিত মান ধারণকারী সারি থাকবে।
- তীরের পাশে একটি ফানেল আইকন প্রদর্শিত হবে, এটি নির্দেশ করে যে ফিল্টারটি সক্ষম হয়েছে৷
টেক্সট বা সংখ্যাসূচক ফিল্টার দ্বারা বাছাই করা হয়। প্রোগ্রামটি শীটে লাইনগুলি ছেড়ে দেবে যা প্রতিষ্ঠিত প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে। উদাহরণস্বরূপ, টেক্সট ফিল্টার "সমান" টেবিলের সারিগুলিকে নির্দিষ্ট শব্দ দিয়ে আলাদা করে, "সমান নয়" অন্যভাবে কাজ করে - যদি আপনি সেটিংসে একটি শব্দ উল্লেখ করেন তবে এটির সাথে কোনও সারি থাকবে না। প্রাথমিক বা শেষ অক্ষরের উপর ভিত্তি করে পাঠ্য ফিল্টার আছে।
সংখ্যাগুলি "এর চেয়ে বড় বা সমান", "এর চেয়ে কম বা সমান", "মাঝে" ফিল্টার দ্বারা বাছাই করা যেতে পারে। প্রোগ্রামটি প্রথম 10টি সংখ্যা হাইলাইট করতে সক্ষম, গড় মানের উপরে বা নীচে ডেটা নির্বাচন করুন। পাঠ্য এবং সংখ্যাসূচক তথ্যের জন্য ফিল্টারের সম্পূর্ণ তালিকা:
যদি ঘরগুলি ছায়াময় হয় এবং একটি রঙের কোড সেট করা থাকে, তাহলে রঙ অনুসারে সাজানোর ক্ষমতা খোলে। নির্বাচিত রঙের কক্ষগুলি শীর্ষে চলে যায়। রঙ অনুসারে ফিল্টার আপনাকে পর্দার সারিগুলিতে ছেড়ে যেতে দেয় যার ঘরগুলি তালিকা থেকে নির্বাচিত ছায়ায় রঙিন হয়।
গুরুত্বপূর্ণ! আলাদাভাবে, এটি "বাছাই এবং ফিল্টার" বিভাগে "উন্নত …" ফাংশনটি লক্ষ্য করার মতো। এটি ফিল্টারিং ক্ষমতা প্রসারিত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। উন্নত ফিল্টার ব্যবহার করে, আপনি একটি ফাংশন হিসাবে ম্যানুয়ালি শর্ত সেট করতে পারেন।
ফিল্টার অ্যাকশন দুটি উপায়ে রিসেট করা হয়। সবচেয়ে সহজ উপায় হল "আনডু" ফাংশনটি ব্যবহার করা বা "Ctrl + Z" কী সমন্বয় টিপুন। আরেকটি উপায় হল ডেটা ট্যাব খুলুন, "সর্ট এবং ফিল্টার" বিভাগটি খুঁজুন এবং "সাফ করুন" বোতামে ক্লিক করুন।
কাস্টম ফিল্টার: মানদণ্ড অনুসারে কাস্টমাইজ করুন
টেবিলে ডেটা ফিল্টারিং এমনভাবে কনফিগার করা যেতে পারে যা একটি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর জন্য সুবিধাজনক। এটি করার জন্য, অটোফিল্টার মেনুতে "কাস্টম ফিল্টার" বিকল্পটি সক্রিয় করা হয়েছে। আসুন এটি কীভাবে দরকারী এবং কীভাবে এটি সিস্টেম দ্বারা নির্দিষ্ট করা ফিল্টারিং মোড থেকে আলাদা তা খুঁজে বের করা যাক।
- একটি কলামের জন্য সাজানোর মেনু খুলুন এবং পাঠ্য/সংখ্যা ফিল্টার মেনু থেকে "কাস্টম ফিল্টার..." উপাদান নির্বাচন করুন।
- সেটিংস উইন্ডো খুলবে। বামদিকে রয়েছে ফিল্টার নির্বাচনের ক্ষেত্র, ডানদিকে রয়েছে ডেটা যার ভিত্তিতে সাজানো কাজ করবে। আপনি একবারে দুটি মানদণ্ড দ্বারা ফিল্টার করতে পারেন - এজন্য উইন্ডোতে দুটি জোড়া ক্ষেত্র রয়েছে।
- উদাহরণস্বরূপ, আসুন উভয় সারিতে "সমান" ফিল্টারটি নির্বাচন করি এবং বিভিন্ন মান সেট করি - উদাহরণস্বরূপ, এক সারিতে 39 এবং অন্যটিতে 79।
- মানের তালিকাটি তালিকায় রয়েছে যা তীরটিতে ক্লিক করার পরে খোলে এবং কলামের বিষয়বস্তুর সাথে মিলে যায় যেখানে ফিল্টার মেনুটি খোলা হয়েছিল। আপনাকে শর্ত পূরণের পছন্দ পরিবর্তন করতে হবে "এবং" থেকে "বা" যাতে ফিল্টারটি কাজ করে এবং টেবিলের সমস্ত সারি সরিয়ে না দেয়।
- "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করার পরে, টেবিলটি একটি নতুন চেহারা নেবে। শুধুমাত্র সেই লাইনগুলি আছে যেখানে দাম 39 বা 79 সেট করা হয়েছে৷ ফলাফলটি এইরকম দেখাচ্ছে:
আসুন টেক্সট ফিল্টারগুলির কাজ পর্যবেক্ষণ করি:
- এটি করার জন্য, টেক্সট ডেটা সহ কলামে ফিল্টার মেনু খুলুন এবং যেকোনো ধরনের ফিল্টার নির্বাচন করুন - উদাহরণস্বরূপ, "... দিয়ে শুরু হয়"।
- উদাহরণ একটি অটোফিল্টার লাইন ব্যবহার করে, কিন্তু আপনি দুটি ব্যবহার করতে পারেন।
একটি মান নির্বাচন করুন এবং "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, নির্বাচিত অক্ষর দিয়ে শুরু হওয়া দুটি লাইন স্ক্রিনে থেকে যায়।
এক্সেল মেনুর মাধ্যমে অটোফিল্টার অক্ষম করা হচ্ছে
টেবিলে ফিল্টারটি বন্ধ করতে, আপনাকে আবার টুল সহ মেনুতে ঘুরতে হবে। এই কাজটি করার দুটি পদ্ধতি আছে।
- আসুন "ডেটা" ট্যাবটি খুলুন, মেনুটির কেন্দ্রে একটি বড় "ফিল্টার" বোতাম রয়েছে, যা "বাছাই এবং ফিল্টার" বিভাগের অংশ।
- আপনি যদি এই বোতামটি ক্লিক করেন, তীরচিহ্নগুলি হেডার থেকে অদৃশ্য হয়ে যাবে এবং সারিগুলি সাজানো অসম্ভব হবে৷ প্রয়োজনে আপনি ফিল্টারগুলি আবার চালু করতে পারেন।
আরেকটি উপায়ে ট্যাবগুলির মধ্য দিয়ে যাওয়ার প্রয়োজন নেই - পছন্দসই টুলটি "হোম" এ অবস্থিত। ডানদিকে "সর্ট এবং ফিল্টার" বিভাগটি খুলুন এবং আবার "ফিল্টার" আইটেমটিতে ক্লিক করুন।
পরামর্শ! বাছাই করা চালু বা বন্ধ কিনা তা নির্ধারণ করতে, আপনি কেবল টেবিলের শিরোলেখ নয়, মেনুতেও দেখতে পারেন। "ফিল্টার" আইটেমটি চালু হলে কমলা রঙে হাইলাইট করা হয়।
উপসংহার
অটোফিল্টারটি সঠিকভাবে কনফিগার করা থাকলে, এটি আপনাকে হেডার সহ একটি টেবিলে তথ্য খুঁজে পেতে সহায়তা করবে। ফিল্টারগুলি সাংখ্যিক এবং পাঠ্য ডেটার সাথে কাজ করে, যা ব্যবহারকারীকে এক্সেল স্প্রেডশীটের সাথে কাজটিকে ব্যাপকভাবে সহজ করতে সহায়তা করে।