বিষয়বস্তু
এক্সেলকে অনেকে স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম হিসাবে বিবেচনা করে। অতএব, টেবিল তৈরি এবং কাজ কিভাবে প্রশ্ন প্রথম নজরে অদ্ভুত মনে হতে পারে। কিন্তু খুব কম লোকই জানে যে এক্সেল এবং স্প্রেডশীটের মধ্যে প্রধান পার্থক্য কী। উপরন্তু, Microsoft Office প্যাকেজের এই উপাদানটি সবসময় স্প্রেডশীটের সাথে মিথস্ক্রিয়া করে না। তাছাড়া, এক্সেলের প্রধান কাজ হল তথ্যের প্রক্রিয়াকরণ যা বিভিন্ন আকারে উপস্থাপন করা যেতে পারে। এছাড়াও ট্যাবুলার আকারে।
অথবা একটি পরিস্থিতি দেখা দিতে পারে যখন টেবিলের জন্য একটি পৃথক পরিসর নির্বাচন করা এবং সেই অনুযায়ী ফর্ম্যাট করা প্রয়োজন। সাধারণভাবে, টেবিল ব্যবহার করার জন্য বিপুল সংখ্যক সম্ভাবনা রয়েছে, তাই আসুন সেগুলিকে আরও বিশদে দেখি।
স্মার্ট টেবিলের ধারণা
একটি এক্সেল শীট এবং একটি স্মার্ট স্প্রেডশীটের মধ্যে এখনও পার্থক্য রয়েছে। প্রথমটি কেবল একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক কোষ ধারণকারী একটি এলাকা। তাদের মধ্যে কিছু নির্দিষ্ট তথ্য দিয়ে পূর্ণ হতে পারে, অন্যরা খালি। কিন্তু প্রযুক্তিগত দৃষ্টিকোণ থেকে তাদের মধ্যে কোন মৌলিক পার্থক্য নেই।
কিন্তু একটি এক্সেল স্প্রেডশীট একটি মৌলিকভাবে ভিন্ন ধারণা। এটি ডেটার একটি পরিসরে সীমাবদ্ধ নয়, এর নিজস্ব বৈশিষ্ট্য, একটি নাম, একটি নির্দিষ্ট কাঠামো এবং বিপুল সংখ্যক সুবিধা রয়েছে।
অতএব, আপনি এক্সেল টেবিলের জন্য একটি পৃথক নাম নির্বাচন করতে পারেন – “স্মার্ট টেবিল” বা স্মার্ট টেবিল।
একটি স্মার্ট টেবিল তৈরি করুন
ধরুন আমরা বিক্রয় তথ্য দিয়ে একটি ডেটা পরিসীমা তৈরি করেছি।
এটা এখনও একটি টেবিল না. এটিতে একটি পরিসর চালু করতে, আপনাকে এটি নির্বাচন করতে হবে এবং "সন্নিবেশ" ট্যাবটি খুঁজে বের করতে হবে এবং সেখানে একই নামের ব্লকে "টেবিল" বোতামটি খুঁজে পেতে হবে।
একটি ছোট উইন্ডো প্রদর্শিত হবে। এটিতে, আপনি ঘরের সেট সামঞ্জস্য করতে পারেন যা আপনি একটি টেবিলে পরিণত করতে চান। উপরন্তু, আপনাকে অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে যে প্রথম লাইনে কলাম শিরোনাম রয়েছে। আপনি একই ডায়ালগ বক্স আনতে কীবোর্ড শর্টকাট Ctrl + T ব্যবহার করতে পারেন।
নীতিগতভাবে, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে কিছুই পরিবর্তন করার দরকার নেই। "ঠিক আছে" বোতাম টিপে ক্রিয়াটি নিশ্চিত হওয়ার পরে, পূর্বে নির্বাচিত পরিসরটি অবিলম্বে একটি টেবিলে পরিণত হবে।
সরাসরি এর বৈশিষ্ট্যগুলি সেট করার আগে, আপনাকে বুঝতে হবে কীভাবে প্রোগ্রামটি নিজেই টেবিলটি দেখে। এরপর অনেক কিছুই পরিষ্কার হয়ে যাবে।
এক্সেল টেবিল স্ট্রাকচার বোঝা
সমস্ত টেবিলের একটি নির্দিষ্ট নাম একটি বিশেষ ডিজাইন ট্যাবে প্রদর্শিত হয়। এটি যেকোন সেল নির্বাচনের ঠিক পরে দেখানো হয়। ডিফল্টরূপে, নামটি যথাক্রমে "টেবিল 1" বা "টেবিল 2" রূপ নেয়।
আপনার যদি একটি নথিতে বেশ কয়েকটি টেবিলের প্রয়োজন হয় তবে সেগুলিকে এমন নাম দেওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয় যাতে পরে আপনি বুঝতে পারেন কোথায় কী তথ্য রয়েছে। ভবিষ্যতে, তাদের সাথে যোগাযোগ করা অনেক সহজ হয়ে যাবে, আপনার জন্য এবং আপনার নথি দেখার লোকেদের জন্য।
এছাড়াও, নামযুক্ত টেবিলগুলি পাওয়ার কোয়েরি বা অন্যান্য অনেক অ্যাড-ইনগুলিতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
আসুন আমাদের টেবিলকে "রিপোর্ট" বলি। নামটি নাম ম্যানেজার নামে একটি উইন্ডোতে দেখা যায়। এটি খুলতে, আপনাকে নিম্নলিখিত পথ ধরে যেতে হবে: সূত্র – সংজ্ঞায়িত নাম – নাম ব্যবস্থাপক।
ম্যানুয়ালি সূত্রটি প্রবেশ করাও সম্ভব, যেখানে আপনি টেবিলের নামও দেখতে পারেন।
তবে সবচেয়ে মজার বিষয় হল যে এক্সেল একই সাথে বেশ কয়েকটি বিভাগে টেবিলটি দেখতে সক্ষম: সম্পূর্ণরূপে, পাশাপাশি পৃথক কলাম, শিরোনাম, মোট সংখ্যায়। তাহলে লিংকগুলো এরকম দেখাবে।
সাধারণভাবে, এই ধরনের নির্মাণগুলি শুধুমাত্র আরও সঠিক অভিযোজনের উদ্দেশ্যে দেওয়া হয়। কিন্তু এগুলো মুখস্থ করার দরকার নেই। এগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে টুলটিপগুলিতে প্রদর্শিত হয় যা টেবিল নির্বাচন করার পরে প্রদর্শিত হয় এবং কীভাবে বর্গাকার বন্ধনীগুলি খোলা হবে। তাদের সন্নিবেশ করতে, আপনাকে প্রথমে ইংরেজি বিন্যাস সক্ষম করতে হবে।
ট্যাব কী ব্যবহার করে পছন্দসই বিকল্পটি পাওয়া যাবে। সূত্রে থাকা সমস্ত বন্ধনী বন্ধ করতে ভুলবেন না। স্কোয়ারগুলি এখানে ব্যতিক্রম নয়।
আপনি যদি বিক্রয় সহ সমগ্র কলামের বিষয়বস্তু যোগ করতে চান তবে আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিত সূত্রটি লিখতে হবে:
=SUM(D2:D8)
এর পরে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিণত হবে =SUM(প্রতিবেদন[বিক্রয়])। সহজ কথায়, লিঙ্কটি একটি নির্দিষ্ট কলামে নিয়ে যাবে। সুবিধাজনক, একমত?
এইভাবে, যেকোনো চার্ট, সূত্র, পরিসর, যেখানে একটি স্মার্ট টেবিল থেকে ডেটা নেওয়ার জন্য ব্যবহার করা হবে, স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপ-টু-ডেট তথ্য ব্যবহার করবে।
এখন আসুন আরও বিস্তারিতভাবে কথা বলি কোন টেবিলের বৈশিষ্ট্য থাকতে পারে।
এক্সেল টেবিল: বৈশিষ্ট্য
প্রতিটি তৈরি টেবিলে একাধিক কলাম শিরোনাম থাকতে পারে। রেঞ্জের প্রথম লাইন তারপর ডেটা উৎস হিসেবে কাজ করে।
উপরন্তু, যদি টেবিলের আকার খুব বড় হয়, নিচে স্ক্রোল করার সময়, সংশ্লিষ্ট কলামগুলি নির্দেশ করে এমন অক্ষরগুলির পরিবর্তে, কলামগুলির নামগুলি প্রদর্শিত হয়৷ এটি ব্যবহারকারীর পছন্দের হবে, যেহেতু এলাকাগুলিকে ম্যানুয়ালি ঠিক করার প্রয়োজন হবে না।
এটিতে একটি অটোফিল্টারও রয়েছে। কিন্তু আপনার যদি এটির প্রয়োজন না হয় তবে আপনি সেটিংসে গিয়ে এটিকে সবসময় বন্ধ করতে পারেন।
এছাড়াও, টেবিল কলামের শেষ কক্ষের নীচে অবিলম্বে লেখা সমস্ত মানগুলি এটির সাথে সংযুক্ত থাকে। অতএব, তারা সরাসরি যে কোনও বস্তুতে পাওয়া যেতে পারে যা টেবিলের প্রথম কলাম থেকে ডেটা ব্যবহার করে।
একই সময়ে, টেবিলের ডিজাইনের জন্য নতুন কক্ষগুলি ফর্ম্যাট করা হয় এবং এই কলামের জন্য নির্দিষ্ট সমস্ত সূত্রগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের মধ্যে লেখা হয়। সহজ কথায়, টেবিলের আকার বাড়াতে এবং এটি প্রসারিত করতে, শুধু সঠিক তথ্য লিখুন। বাকি সবকিছু প্রোগ্রাম দ্বারা যোগ করা হবে. একই নতুন কলাম জন্য যায়.
যদি একটি সূত্র অন্তত একটি কক্ষে প্রবেশ করা হয়, তাহলে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমগ্র কলামে ছড়িয়ে পড়ে। অর্থাৎ, আপনাকে ম্যানুয়ালি ঘরগুলি পূরণ করতে হবে না, সবকিছু স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘটবে, যেমন এই অ্যানিমেটেড স্ক্রিনশটে দেখানো হয়েছে।
এই বৈশিষ্ট্য সব ভাল. তবে আপনি টেবিলটি নিজেরাই কাস্টমাইজ করতে পারেন এবং এর কার্যকারিতা প্রসারিত করতে পারেন।
টেবিল সেটআপ
প্রথমে আপনাকে "ডিজাইনার" ট্যাবটি খুলতে হবে, যেখানে টেবিলের পরামিতিগুলি অবস্থিত। আপনি "টেবিল স্টাইল বিকল্প" গ্রুপে অবস্থিত নির্দিষ্ট চেকবক্সগুলি যোগ করে বা সাফ করে তাদের কাস্টমাইজ করতে পারেন।
নিম্নলিখিত বিকল্পগুলি প্রদান করা হয়:
- একটি শিরোনাম সারি যোগ করুন বা সরান।
- মোটের সাথে একটি সারি যোগ করুন বা সরান।
- লাইনগুলি বিকল্প করুন।
- মোটা অক্ষরে চরম কলাম হাইলাইট করুন।
- ডোরাকাটা লাইন পূরণ সক্ষম বা অক্ষম করে।
- অটোফিল্টার অক্ষম করুন।
আপনি একটি ভিন্ন বিন্যাস সেট করতে পারেন. টেবিল শৈলী গ্রুপে অবস্থিত বিকল্পগুলি ব্যবহার করে এটি করা যেতে পারে। প্রাথমিকভাবে, ফরম্যাট উপরেরটির থেকে আলাদা, কিন্তু এই ক্ষেত্রে আপনি সবসময় আপনার পছন্দ মতো চেহারা কাস্টমাইজ করতে পারেন।
আপনি "সরঞ্জাম" গ্রুপটিও খুঁজে পেতে পারেন, যেখানে আপনি একটি পিভট টেবিল তৈরি করতে পারেন, কপিগুলি মুছতে পারেন এবং টেবিলটিকে একটি আদর্শ পরিসরে রূপান্তর করতে পারেন৷
তবে সবচেয়ে বিনোদনমূলক বৈশিষ্ট্য হল স্লাইস তৈরি করা।
একটি স্লাইস হল এক ধরণের ফিল্টার যা একটি পৃথক গ্রাফিক উপাদানে প্রদর্শিত হয়। এটি সন্নিবেশ করার জন্য, আপনাকে একই নামের "সন্নিবেশ স্লাইসার" বোতামে ক্লিক করতে হবে এবং তারপরে আপনি যে কলামগুলি ছেড়ে যেতে চান তা নির্বাচন করুন৷
এটিই, এখন একটি প্যানেল প্রদর্শিত হবে, যা এই কলামের ঘরগুলিতে থাকা সমস্ত অনন্য মান তালিকাভুক্ত করে।
টেবিলটি ফিল্টার করতে, আপনাকে অবশ্যই এই মুহূর্তে সবচেয়ে আকর্ষণীয় বিভাগটি নির্বাচন করতে হবে।
একটি স্লাইসার ব্যবহার করে একাধিক বিভাগ নির্বাচন করা যেতে পারে। এটি করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই Ctrl কী টিপুন বা নির্বাচন শুরু করার আগে ফিল্টারটি অপসারণের বাম দিকে উপরের ডানদিকের কোণায় বোতামটিতে ক্লিক করতে হবে।
ফিতাতে সরাসরি প্যারামিটার সেট করতে, আপনি একই নামের ট্যাব ব্যবহার করতে পারেন। এর সাহায্যে, স্লাইসের বিভিন্ন বৈশিষ্ট্য সম্পাদনা করা সম্ভব: চেহারা, বোতামের আকার, পরিমাণ ইত্যাদি।
স্মার্ট টেবিলের মূল সীমাবদ্ধতা
এক্সেল স্প্রেডশীটগুলির অনেক সুবিধা থাকা সত্ত্বেও, ব্যবহারকারীকে এখনও কিছু অসুবিধা সহ্য করতে হবে:
- মতামত কাজ করে না. সহজ কথায়, নির্দিষ্ট শীট পরামিতি মনে রাখার কোন উপায় নেই।
- আপনি অন্য ব্যক্তির সাথে বই ভাগ করতে পারবেন না.
- সাবটোটাল সন্নিবেশ করা সম্ভব নয়।
- আপনি অ্যারে সূত্র ব্যবহার করতে পারবেন না।
- সেল একত্রিত করার কোন উপায় নেই। তবে এটি করার পরামর্শ দেওয়া হয় না।
যাইহোক, অসুবিধার চেয়ে অনেক বেশি সুবিধা রয়েছে, তাই এই অসুবিধাগুলি খুব বেশি লক্ষণীয় হবে না।
স্মার্ট টেবিলের উদাহরণ
এখন সময় এসেছে যে পরিস্থিতিতে স্মার্ট এক্সেল স্প্রেডশীটগুলির প্রয়োজন এবং কী কী পদক্ষেপ নেওয়া যেতে পারে যা স্ট্যান্ডার্ড পরিসরে সম্ভব নয়।
ধরুন আমাদের একটি টেবিল আছে যা টি-শার্ট কেনার নগদ রসিদ দেখায়। প্রথম কলামে গোষ্ঠীর সদস্যদের নাম রয়েছে এবং অন্যগুলিতে - কতগুলি টি-শার্ট বিক্রি হয়েছিল এবং সেগুলি কী আকারের। চলুন এই টেবিলটিকে উদাহরণ হিসেবে ব্যবহার করে দেখি কী কী সম্ভাব্য পদক্ষেপ নেওয়া যেতে পারে, যা নিয়মিত পরিসরের ক্ষেত্রে অসম্ভব।
এক্সেল কার্যকারিতা সহ সংক্ষিপ্তকরণ
উপরের স্ক্রিনশটে, আপনি আমাদের টেবিলটি দেখতে পারেন। আসুন প্রথমে টি-শার্টের সমস্ত আকার পৃথকভাবে সংক্ষিপ্ত করা যাক। আপনি যদি এই লক্ষ্য অর্জনের জন্য একটি ডেটা পরিসর ব্যবহার করেন, তাহলে আপনাকে ম্যানুয়ালি সমস্ত সূত্র লিখতে হবে। আপনি যদি একটি টেবিল তৈরি করেন, তাহলে এই কঠিন বোঝা আর থাকবে না। এটি শুধুমাত্র একটি আইটেম অন্তর্ভুক্ত করার জন্য যথেষ্ট, এবং তারপরে মোটের সাথে লাইনটি নিজেই তৈরি হবে।
এরপরে, যেকোনো জায়গায় ডান ক্লিক করুন। একটি পপ-আপ মেনু একটি "টেবিল" আইটেম সহ প্রদর্শিত হবে। এটিতে "মোট সারি" বিকল্প রয়েছে, যা আপনাকে সক্ষম করতে হবে। এটি কনস্ট্রাক্টরের মাধ্যমেও যোগ করা যেতে পারে।
আরও, সারণীর নীচে মোট সংখ্যা সহ একটি সারি প্রদর্শিত হবে। আপনি ড্রপ-ডাউন মেনু খুললে, আপনি সেখানে নিম্নলিখিত সেটিংস দেখতে পাবেন:
- গড়।
- পরিমাণ।
- সর্বোচ্চ।
- অফসেট বিচ্যুতি।
এবং আরো অনেক কিছু. উপরের তালিকায় অন্তর্ভুক্ত নয় এমন ফাংশনগুলি অ্যাক্সেস করতে, আপনাকে "অন্যান্য ফাংশন" আইটেমে ক্লিক করতে হবে। এখানে এটি সুবিধাজনক যে পরিসীমা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারিত হয়। আমরা ফাংশন নির্বাচন করেছি সমষ্টি, কারণ আমাদের ক্ষেত্রে আমাদের জানতে হবে মোট কত টি-শার্ট বিক্রি হয়েছে।
সূত্র স্বয়ংক্রিয় সন্নিবেশ
এক্সেল সত্যিই একটি স্মার্ট প্রোগ্রাম. ব্যবহারকারী এমনকি জানেন না যে তিনি তার পরবর্তী কর্মের ভবিষ্যদ্বাণী করার চেষ্টা করছেন। প্রতিটি ক্রেতার জন্য বিক্রয় ফলাফল বিশ্লেষণ করার জন্য আমরা টেবিলের শেষে একটি কলাম যুক্ত করেছি। প্রথম সারিতে সূত্রটি ঢোকানোর পরে, এটি অবিলম্বে অন্যান্য সমস্ত কক্ষে অনুলিপি করা হয় এবং তারপরে পুরো কলামটি আমাদের প্রয়োজনীয় মান দিয়ে পূর্ণ হয়ে যায়। আরামপ্রদ?
সাজানোর ফাংশন
অনেক লোক এই বা সেই ফাংশনটি ব্যবহার করার জন্য প্রসঙ্গ মেনু ব্যবহার করে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই সঞ্চালিত হওয়া প্রয়োজন এমন প্রায় সমস্ত ক্রিয়া রয়েছে। আপনি যদি স্মার্ট টেবিল ব্যবহার করেন, তাহলে কার্যকারিতা আরও প্রসারিত হয়।
উদাহরণস্বরূপ, কে ইতিমধ্যেই প্রিপেমেন্ট স্থানান্তর করেছে তা আমাদের পরীক্ষা করতে হবে। এটি করার জন্য, আপনাকে প্রথম কলাম অনুসারে ডেটা সাজাতে হবে। আসুন পাঠ্যটিকে এমনভাবে বিন্যাস করি যাতে কে ইতিমধ্যে অর্থ প্রদান করেছে, কে করেনি এবং কারা এর জন্য প্রয়োজনীয় নথি সরবরাহ করেনি তা বোঝা সম্ভব। প্রথমটি সবুজ, দ্বিতীয়টি লাল এবং তৃতীয়টি নীল রঙে চিহ্নিত করা হবে। এবং ধরুন আমরা তাদের একসাথে গ্রুপ করার কাজের মুখোমুখি হয়েছি।
তাছাড়া, এক্সেল আপনার জন্য সবকিছু করতে পারে।
প্রথমে আপনাকে "নাম" কলামের শিরোনামের কাছে অবস্থিত ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করতে হবে এবং "রঙ অনুসারে সাজান" আইটেমটিতে ক্লিক করতে হবে এবং লাল ফন্টের রঙ নির্বাচন করতে হবে।
সবকিছু, এখন কে পেমেন্ট করেছে তার তথ্য পরিষ্কারভাবে উপস্থাপন করা হয়েছে।
পরিস্রাবণ
নির্দিষ্ট টেবিলের তথ্য প্রদর্শন এবং লুকিয়ে রাখাও কাস্টমাইজ করা সম্ভব। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি শুধুমাত্র সেই লোকেদের প্রদর্শন করতে চান যারা অর্থ প্রদান করেনি, আপনি এই রঙ দ্বারা ডেটা ফিল্টার করতে পারেন। অন্যান্য পরামিতি দ্বারা ফিল্টারিংও সম্ভব।
উপসংহার
সুতরাং, এক্সেলের স্মার্ট স্প্রেডশীটগুলি আপনাকে যেকোন সমস্যা সমাধানের জন্য দুর্দান্ত সাহায্যকারী হিসাবে কাজ করবে যা আপনাকে কেবল মুখোমুখি হতে হবে।