বিষয়বস্তু
সুতরাং, আপনি ডেটাতে পূর্ণ Excel এ একটি ওয়ার্কবুক তৈরি করেছেন। এটি পরিষ্কারভাবে সংগঠিত, তথ্য আপ-টু-ডেট, বিন্যাসটি ঠিক যেমনটি করা হয়েছে। আপনি এই টেবিলের একটি কাগজ সংস্করণ প্রিন্ট করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে… এবং সবকিছু ভুল হয়ে গেছে।
এক্সেল স্প্রেডশীটগুলি কাগজে সর্বদা দুর্দান্ত দেখায় না কারণ সেগুলি মুদ্রিত পৃষ্ঠার সাথে ফিট করার জন্য ডিজাইন করা হয়নি। তারা প্রয়োজন হিসাবে দীর্ঘ এবং প্রশস্ত হিসাবে ডিজাইন করা হয়. এটি সম্পাদনা এবং স্ক্রিনে দেখার জন্য দুর্দান্ত, তবে নথি মুদ্রণ করা কঠিন কারণ ডেটা সর্বদা একটি আদর্শ কাগজের শীটে পুরোপুরি ফিট হয় না।
এই সমস্ত অসুবিধার অর্থ এই নয় যে একটি এক্সেল স্প্রেডশীটকে কাগজে সুন্দর দেখানো অসম্ভব। আসলে, এটা মোটেও কঠিন নয়। Excel এ প্রিন্ট করার জন্য নিম্নলিখিত 5 টি কৌশল আপনাকে এই সমস্যা সমাধানে সাহায্য করবে। তাদের সকলের Excel 2007, 2010 এবং 2013-এ একই কাজ করা উচিত।
1. প্রিন্ট করার আগে পৃষ্ঠাটির পূর্বরূপ দেখুন
একটি টুল দিয়ে মুদ্রণ পূর্বরূপ (প্রিভিউ) মুদ্রিত পৃষ্ঠায় টেবিলটি দেখতে কেমন হবে তা আপনি দেখতে পারেন। সময় এবং কাগজ সংরক্ষণের ক্ষেত্রে, মুদ্রণ পূর্বরূপ (প্রিভিউ) হল আপনার প্রধান প্রিন্টিং টুল। আপনি এমনকি কিছু সামঞ্জস্যও করতে পারেন, যেমন প্রিন্টের সীমানাগুলিকে আরও প্রশস্ত বা সংকীর্ণ করতে টেনে আনা। আপনার স্প্রেডশীট আপনি যেভাবে দেখতে চান তা নিশ্চিত করতে আপনার মুদ্রণ এবং লেআউট বিকল্পগুলি সামঞ্জস্য করার পরে এই সরঞ্জামটি ব্যবহার করুন৷
2. কি প্রিন্ট করা উচিত তা নির্ধারণ করুন
আপনার যদি কেবলমাত্র ডেটার একটি ছোট অংশের প্রয়োজন হয়, তবে সম্পূর্ণ ওয়ার্কবুকটি মুদ্রণ করবেন না – নির্বাচিত ডেটা মুদ্রণ করুন। আপনি মুদ্রণ সেটিংস থেকে বেছে নিয়ে বর্তমানে যে শীটটি দেখছেন তা মুদ্রণ করতে পারেন৷ সক্রিয় পত্রক মুদ্রণ করুন (সক্রিয় শীট মুদ্রণ করুন), অথবা নির্বাচন করুন পুরো ওয়ার্কবুক প্রিন্ট করুন (পুরো বই প্রিন্ট করুন) সম্পূর্ণ ফাইলটি প্রিন্ট করতে। এছাড়াও, আপনি পছন্দসই এলাকা হাইলাইট করে এবং নির্বাচন করে আপনার ডেটার একটি ছোট অংশ প্রিন্ট করতে পারেন মুদ্রণ নির্বাচন (প্রিন্ট নির্বাচন) প্রিন্ট সেটিংসে।
3. উপলব্ধ স্থান সর্বাধিক করুন
আপনি প্রিন্ট করা কাগজের শীটের আকার দ্বারা সীমিত, কিন্তু এর এলাকা থেকে সর্বাধিক লাভ করার উপায় রয়েছে। পৃষ্ঠার অভিযোজন পরিবর্তন করার চেষ্টা করুন। ডিফল্ট অভিযোজন ডেটার জন্য ভাল যেখানে কলামের চেয়ে বেশি সারি রয়েছে। আপনার টেবিলটি লম্বা হওয়ার চেয়ে চওড়া হলে, পৃষ্ঠার অভিযোজন পরিবর্তন করুন ভূদৃশ্য (ল্যান্ডস্কেপ)। এখনও আরো স্থান প্রয়োজন? আপনি পৃষ্ঠার প্রান্তের চারপাশে সীমানার প্রস্থ পরিবর্তন করতে পারেন। এগুলি যত ছোট হবে, ডেটার জন্য তত বেশি স্থান অবশিষ্ট থাকবে। শেষ পর্যন্ত, যদি আপনার টেবিল খুব বড় না হয়, টুল দিয়ে খেলার চেষ্টা করুন কাস্টম স্কেলিং বিকল্প (স্কেল) সমস্ত সারি বা সমস্ত কলাম ফিট করতে, বা কাগজের একটি মুদ্রিত শীটে পুরো টেবিলটি ফিট করার ঝুঁকি।
4. শিরোনাম মুদ্রণ ব্যবহার করুন
যদি টেবিলটি একাধিক পৃষ্ঠায় বিস্তৃত হয়, তাহলে নির্দিষ্ট ডেটা কী বোঝায় তা বোঝা কঠিন হয়ে পড়ে, যেহেতু এক্সেল শুধুমাত্র ডিফল্টরূপে 1ম শীটে কলামের শিরোনাম প্রিন্ট করে। টীম শিরোনাম মুদ্রণ করুন (প্রিন্ট হেডার) আপনাকে প্রতিটি পৃষ্ঠায় সারি বা কলামের শিরোনাম মুদ্রণ করতে দেয়, যা ডেটা পড়তে অনেক সহজ করে তোলে।
5. পাতা বিরতি ব্যবহার করুন
যদি টেবিলটি কাগজের একাধিক শীট বিস্তৃত করে, আমরা প্রতিটি শীটে ঠিক কোন ডেটা পড়বে তা নির্ধারণ করতে পৃষ্ঠা বিরতি ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। আপনি যখন একটি পৃষ্ঠা বিরতি সন্নিবেশ করান, বিরতির নীচের সমস্ত কিছু বিরতির উপরের সমস্ত কিছু থেকে আলাদা হয়ে পরের পৃষ্ঠায় চলে যায়। এটি সুবিধাজনক, কারণ আপনি যেভাবে চান ঠিক সেভাবে ডেটা বিভক্ত করতে পারেন।
এই কৌশলগুলি ব্যবহার করে, আপনি আপনার স্প্রেডশীটগুলি পড়তে সহজ করতে পারেন৷ আপনি আমাদের টিউটোরিয়ালের পাঠগুলিতে উপরে বর্ণিত কৌশলগুলি সম্পর্কে আরও বিশদ পাবেন:
- মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে প্রিন্ট প্যানেল
- এক্সেল এ মুদ্রণ এলাকা সেট করুন
- Excel এ প্রিন্ট করার সময় মার্জিন এবং স্কেল সেট করা