বিষয়বস্তু
কখনও কখনও প্রকল্পের সময়রেখার সাথে দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে মেলানো কঠিন হতে পারে। প্রকল্পের সময়সীমা এবং মাইলফলকগুলির একটি গ্রাফিকাল উপস্থাপনা পরিকল্পনার সময় যে কোনও বাধা চিহ্নিত করতে সহায়তা করবে।
অবশ্যই, এটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের ব্যবহার বিবেচনা করা মূল্যবান। এই ধরনের সিস্টেমটি সাধারণ পটভূমির বিপরীতে প্রকল্পের কাজগুলির শুরু এবং শেষের সময় দেখাবে। কিন্তু এই ধরনের সিস্টেম বেশ ব্যয়বহুল! আরেকটি সমাধান হল এক্সেল টাইমলাইন বার চার্ট ব্যবহার করার চেষ্টা করা যখন প্রকল্পের সমস্ত দ্বন্দ্ব দেখতে পরিকল্পনা করা হয়। দলের সাথে এবং তৃতীয় পক্ষের বিশেষজ্ঞদের সাথে সহযোগিতা করা অনেক সহজ হবে যদি প্রত্যেকের ক্রিয়া একই শীটে দেখা যায়!
দুর্ভাগ্যবশত, মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে একটি টাইমলাইন তৈরি করা সহজ কাজ নয়। আমি এক্সেলে একটি জটিল Gantt চার্ট তৈরি করার সুপারিশ করব না, তবে আমাদের ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী অনুসরণ করে একটি সাধারণ টাইমলাইন তৈরি করা যেতে পারে:
ধাপ 1: ডেটা প্রস্তুত করুন
শুরু করার জন্য, আমাদের একটি ডেটা টেবিল দরকার, যার বাম কলামে (কলাম А) এ সমস্ত টাস্কের নাম রয়েছে এবং ডানদিকের দুটি কলাম টাস্কের শুরুর তারিখ এবং সময়কালের জন্য সংরক্ষিত রয়েছে (কলামগুলি В и С).
ধাপ 2: একটি চার্ট তৈরি করুন
প্রস্তুত ডেটা টেবিল হাইলাইট করুন, তারপর ট্যাবে সন্নিবেশ বিভাগে (ঢোকান) রেখাচিত্র (চার্ট) ক্লিক করুন শাসিত স্ট্যাকড (স্ট্যাকড বার)।
ধাপ 3: চার্টে সঠিকভাবে ডেটা প্লট করা
এই পদক্ষেপটি সর্বদা সবচেয়ে কঠিন, কারণ চার্টটি প্রাথমিকভাবে ভুল জায়গায় সঠিক ডেটা দিয়ে প্লট করা হয়, যদি সেই ডেটা চার্টে কখনও উপস্থিত হয়!
বাটন ক্লিক করুন ডেটা নির্বাচন করুন (ডেটা নির্বাচন করুন) ট্যাব রচয়িতা (নকশা)। এলাকায় কি আছে চেক করুন কিংবদন্তি আইটেম (সারি) (লেজেন্ড এন্ট্রি (সিরিজ)) দুটি উপাদান লেখা হয় - সময়কাল (সময়কাল) এবং শুরুর তারিখ (শুরু তারিখ)। শুধুমাত্র এই দুটি উপাদান থাকা উচিত.
আমাকে অনুমান করতে দাও. সব তথ্য কি পাশে সরে গেছে নাকি? এটা ঠিক করা যাক.
আপনার তথ্য সংশোধন করতে, ক্লিক করুন বিজ্ঞাপন (যোগ) বা পরিবর্তন এলাকায় (সম্পাদনা) কিংবদন্তি আইটেম (সারি) (লেজেন্ড এন্ট্রি (সিরিজ))। একটি শুরুর তারিখ যোগ করতে, একটি ঘর নির্দিষ্ট করুন৷ B1 মাঠে সারির নাম (সিরিজের নাম), এবং মাঠে মান (সিরিজ মান) – পরিসর বি 2: বি 13. একইভাবে, আপনি কাজের সময়কাল (সময়কাল) যোগ বা পরিবর্তন করতে পারেন – ক্ষেত্রে সারির নাম (সিরিজের নাম) একটি ঘর নির্দিষ্ট করুন C1, এবং মাঠে মান (সিরিজ মান) – পরিসর সি 2: সি 13.
বিভাগ গুছিয়ে রাখতে, বোতামে ক্লিক করুন পরিবর্তন এলাকায় (সম্পাদনা) অনুভূমিক অক্ষ লেবেল (বিভাগ) (অনুভূমিক (বিভাগ) অক্ষ লেবেল)। ডেটা পরিসীমা এখানে উল্লেখ করা উচিত:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
এই মুহুর্তে, চার্টটি উল্লম্ব অক্ষে টাস্ক শিরোনাম এবং অনুভূমিক অক্ষের তারিখগুলির সাথে একটি স্ট্যাক করা চার্টের মতো হওয়া উচিত।
ধাপ 4: ফলাফলটিকে একটি গ্যান্ট চার্টে পরিণত করা
যা করা বাকি আছে তা হল সমস্ত ফলস্বরূপ গ্রাফ বারের বাম অংশের ভরাট রঙকে সাদা বা স্বচ্ছ করা।
★ নিবন্ধে একটি Gantt চার্ট তৈরি সম্পর্কে আরও পড়ুন: → কিভাবে Excel এ একটি Gantt চার্ট তৈরি করবেন – ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী
ধাপ 5: চার্টের চেহারা উন্নত করা
চূড়ান্ত পদক্ষেপ হল ডায়াগ্রামটিকে সুন্দর করে তোলা যাতে এটি ম্যানেজারের কাছে পাঠানো যায়। অনুভূমিক অক্ষ পরীক্ষা করুন: শুধুমাত্র প্রকল্পের সময়কাল বারগুলি দৃশ্যমান হওয়া উচিত, অর্থাৎ আমাদের খালি স্থানটি সরাতে হবে যা পূর্ববর্তী ধাপে উপস্থিত হয়েছিল। চার্টের অনুভূমিক অক্ষের উপর ডান-ক্লিক করুন। একটি প্যানেল প্রদর্শিত হবে অক্ষ পরামিতি (অক্ষ বিকল্প), যেখানে আপনি অক্ষের সর্বনিম্ন মান পরিবর্তন করতে পারেন। Gantt চার্ট বারের রং কাস্টমাইজ করুন, আরো আকর্ষণীয় কিছু সেট করুন। সবশেষে, শিরোনাম ভুলবেন না.
এক্সেলের টাইমলাইন (গ্যান্ট চার্ট) বিভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে। ম্যানেজমেন্ট অবশ্যই প্রশংসা করবে যে আপনি ব্যয়বহুল প্রকল্প পরিচালনা সফ্টওয়্যার কেনার অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই এমন একটি সময়সূচী তৈরি করতে পারেন!