পার্থক্যের জন্য এক্সেলে 2টি ফাইলের তুলনা করা

প্রতিটি ব্যবহারকারী এমন পরিস্থিতির সম্মুখীন হতে পারে যেখানে তাদের দুটি টেবিলের তুলনা করতে হবে। ঠিক আছে, শেষ অবলম্বন হিসাবে, প্রত্যেককে দুটি কলাম তুলনা করতে হবে। হ্যাঁ, অবশ্যই, এক্সেল ফাইলগুলির সাথে কাজ করা অত্যন্ত সুবিধাজনক এবং আরামদায়ক। দুঃখিত, এটি একটি তুলনা নয়. অবশ্যই, একটি ছোট টেবিলের ভিজ্যুয়াল বাছাই করা সম্ভব, কিন্তু যখন ঘরের সংখ্যা হাজারে যায়, তখন আপনাকে অতিরিক্ত বিশ্লেষণাত্মক সরঞ্জাম ব্যবহার করতে হবে।

দুর্ভাগ্যবশত, একটি জাদুর কাঠি এখনও খোলা হয়নি যা আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক ক্লিকে একে অপরের সাথে সমস্ত তথ্য তুলনা করতে দেয়। অতএব, আপনাকে কাজ করতে হবে, যথা, ডেটা সংগ্রহ করতে, প্রয়োজনীয় সূত্রগুলি নির্দিষ্ট করতে এবং অন্যান্য ক্রিয়াকলাপগুলি সম্পাদন করতে হবে যা আপনাকে কমপক্ষে কিছুটা স্বয়ংক্রিয় তুলনা করতে দেয়।

এরকম অনেক কর্ম আছে। চলুন তাদের কিছু তাকান.

এক্সেল ফাইল তুলনা করার উদ্দেশ্য কি?

একাধিক এক্সেল ফাইলের তুলনা করার অনেক কারণ থাকতে পারে। শীঘ্রই বা পরে, প্রতিটি ব্যবহারকারী যেমন একটি প্রয়োজন সম্মুখীন হয়, এবং তার এই ধরনের প্রশ্ন নেই। উদাহরণ স্বরূপ, আপনি হয়ত বিভিন্ন ত্রৈমাসিকের দুটি রিপোর্টের ডেটা তুলনা করে দেখতে চাইতে পারেন যে আর্থিক বৃদ্ধি বা নিচের দিকে গেছে কিনা।

অথবা, বিকল্পভাবে, গত বছর এবং এই বছরের ছাত্রদলের গঠন তুলনা করে কোন ছাত্রদের বিশ্ববিদ্যালয় থেকে বের করে দেওয়া হয়েছিল তা শিক্ষককে দেখতে হবে।

এই ধরনের পরিস্থিতির একটি বিশাল সংখ্যা হতে পারে. তবে চলুন অনুশীলনে এগিয়ে যাই, কারণ বিষয়টি বেশ জটিল।

এক্সেলে 2টি টেবিল তুলনা করার সমস্ত উপায়

বিষয়টি জটিল হলেও সহজ। হ্যাঁ, অবাক হবেন না। এটি জটিল কারণ এটি অনেক অংশ নিয়ে গঠিত। কিন্তু এই অংশগুলি নিজেরাই বুঝতে এবং সম্পাদন করা সহজ। চলুন দেখি কিভাবে আপনি দুটি এক্সেল স্প্রেডশীট তুলনা করতে পারেন, সরাসরি অনুশীলনে।

সমতা সূত্র এবং মিথ্যা-সত্য পরীক্ষা

চলুন শুরু করা যাক, অবশ্যই, সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি দিয়ে। নথির তুলনা করার এই পদ্ধতিটি সম্ভব, এবং মোটামুটি বিস্তৃত পরিসরের মধ্যে। আপনি শুধুমাত্র টেক্সট মানই নয়, সাংখ্যিক মানগুলিও তুলনা করতে পারেন। এবং এর একটি ছোট উদাহরণ নেওয়া যাক. ধরা যাক সংখ্যা বিন্যাস কোষ সহ আমাদের দুটি রেঞ্জ রয়েছে। এটি করার জন্য, শুধু সমতা সূত্রটি লিখুন =C2=E2। যদি দেখা যায় যে তারা সমান, সেলে "TRUE" লেখা হবে। যদি তারা ভিন্ন হয়, তাহলে FALSE. এর পরে, আপনাকে স্বয়ংসম্পূর্ণ মার্কার ব্যবহার করে এই সূত্রটিকে সমগ্র পরিসরে স্থানান্তর করতে হবে।

এখন পার্থক্যটা খালি চোখেই দেখা যাচ্ছে।

স্বতন্ত্র মান হাইলাইট করা

আপনি একটি বিশেষ রঙে হাইলাইট করা একে অপরের থেকে আলাদা মানগুলিও তৈরি করতে পারেন। এটিও বেশ সহজ কাজ। যদি দুটি পরিসরের মান বা সম্পূর্ণ টেবিলের মধ্যে পার্থক্য খুঁজে পাওয়া আপনার পক্ষে যথেষ্ট হয় তবে আপনাকে "হোম" ট্যাবে যেতে হবে এবং সেখানে "খুঁজুন এবং হাইলাইট" আইটেমটি নির্বাচন করতে হবে। আপনি এটিতে ক্লিক করার আগে, তুলনা করার জন্য তথ্য সঞ্চয় করে এমন কক্ষগুলির সেট হাইলাইট করতে ভুলবেন না। 

প্রদর্শিত মেনুতে, "কোষের একটি গোষ্ঠী নির্বাচন করুন ..." মেনুতে ক্লিক করুন। এর পরে, একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আমাদের একটি মানদণ্ড হিসাবে লাইন দ্বারা পার্থক্য নির্বাচন করতে হবে।

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ব্যবহার করে 2টি টেবিলের তুলনা করা হচ্ছে

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস একটি খুব সুবিধাজনক এবং গুরুত্বপূর্ণভাবে, কার্যকরী পদ্ধতি যা আপনাকে এমন একটি রঙ চয়ন করতে দেয় যা একটি ভিন্ন বা একই মান হাইলাইট করবে। আপনি হোম ট্যাবে এই বিকল্পটি খুঁজে পেতে পারেন। সেখানে আপনি উপযুক্ত নামের একটি বোতাম খুঁজে পেতে পারেন এবং প্রদর্শিত তালিকায়, "নিয়মগুলি পরিচালনা করুন" নির্বাচন করুন। একটি নিয়ম পরিচালক উপস্থিত হবে, যেখানে আমাদের "নিয়ম তৈরি করুন" মেনু নির্বাচন করতে হবে।

এর পরে, মানদণ্ডের তালিকা থেকে, আমাদের একটি নির্বাচন করতে হবে যেখানে এটি বলে যে আমাদের একটি সূত্র ব্যবহার করতে হবে যে ঘরগুলিকে একটি বিশেষ উপায়ে বিন্যাস করা হবে। নিয়মের বর্ণনায়, আপনাকে একটি সূত্র উল্লেখ করতে হবে। আমাদের ক্ষেত্রে, এটি হল =$C2<>$E2, তারপরে আমরা "ফরম্যাট" বোতাম টিপে আমাদের ক্রিয়াগুলি নিশ্চিত করি৷ এর পরে, আমরা ঘরের চেহারা সেট করি এবং একটি নমুনা সহ একটি বিশেষ মিনি-উইন্ডোর মাধ্যমে এটি পছন্দ করি কিনা তা দেখুন। 

সবকিছু উপযুক্ত হলে, "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন এবং ক্রিয়াগুলি নিশ্চিত করুন।

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস নিয়ম পরিচালকে, ব্যবহারকারী এই নথিতে কার্যকরী সমস্ত বিন্যাস নিয়মগুলি খুঁজে পেতে পারেন৷ 

COUNTIF ফাংশন + টেবিল তুলনা নিয়ম

আমরা আগে যে সমস্ত পদ্ধতি বর্ণনা করেছি সেগুলি সেই সমস্ত ফর্ম্যাটের জন্য সুবিধাজনক যার বিন্যাস একই। যদি টেবিলগুলি পূর্বে অর্ডার করা না থাকে, তাহলে ফাংশনটি ব্যবহার করে দুটি টেবিলের তুলনা করাই সেরা পদ্ধতি COUNTIF এবং বিধি। 

আসুন কল্পনা করি যে আমাদের কাছে সামান্য ভিন্ন তথ্য সহ দুটি পরিসর রয়েছে। আমরা তাদের তুলনা করার এবং কোন মানটি ভিন্ন তা বোঝার কাজটির মুখোমুখি হয়েছি। প্রথমে আপনাকে এটিকে প্রথম পরিসরে নির্বাচন করতে হবে এবং "হোম" ট্যাবে যেতে হবে। সেখানে আমরা পূর্বে পরিচিত আইটেম "শর্তগত বিন্যাস" খুঁজে পাই। আমরা একটি নিয়ম তৈরি করি এবং একটি সূত্র ব্যবহার করার নিয়ম সেট করি। 

এই উদাহরণে, সূত্রটি এই স্ক্রিনশটে দেখানো হয়েছে।

এর পরে, আমরা উপরে বর্ণিত ফর্ম্যাটটি সেট করি। এই ফাংশনটি সেল C1-এ থাকা মানকে পার্স করে এবং সূত্রে নির্দিষ্ট পরিসরের দিকে তাকায়। এটি দ্বিতীয় কলামের সাথে মিলে যায়। আমাদের এই নিয়মটি নিতে হবে এবং এটি সমগ্র পরিসরে অনুলিপি করতে হবে। হুররে, অ-পুনরাবৃত্ত মান সহ সমস্ত কক্ষ হাইলাইট করা হয়েছে।

VLOOKUP ফাংশন 2টি টেবিলের তুলনা করতে

এই পদ্ধতিতে, আমরা ফাংশন বিবেচনা করব VPR, যা দুটি টেবিলে কোনো মিল আছে কিনা তা পরীক্ষা করে। এটি করার জন্য, আপনাকে নীচের ছবিতে দেখানো সূত্রটি প্রবেশ করতে হবে এবং এটিকে তুলনা করার জন্য ব্যবহৃত সম্পূর্ণ পরিসরে স্থানান্তর করতে হবে।

এই ফাংশনটি প্রতিটি মানের উপর পুনরাবৃত্তি করে এবং প্রথম কলাম থেকে দ্বিতীয় পর্যন্ত কোনো সদৃশ আছে কিনা তা দেখে। ঠিক আছে, সমস্ত ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করার পরে, এই মানটি ঘরে লেখা হয়। যদি এটি না থাকে, তাহলে আমরা #N/A ত্রুটি পাই, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বোঝার জন্য যথেষ্ট যে কোন মানটি মিলবে না।

যদি ফাংশন

লজিক ফাংশন যদি - এটি দুটি পরিসর তুলনা করার আরেকটি ভাল উপায়। এই পদ্ধতির প্রধান বৈশিষ্ট্য হল যে আপনি অ্যারের শুধুমাত্র অংশটি ব্যবহার করতে পারেন যা তুলনা করা হচ্ছে, পুরো টেবিলটি নয়। এটি কম্পিউটার এবং ব্যবহারকারী উভয়ের জন্য সম্পদ সংরক্ষণ করে।

একটি ছোট উদাহরণ নেওয়া যাক। আমাদের দুটি কলাম রয়েছে - A এবং B। আমাদের একে অপরের সাথে তাদের মধ্যে কিছু তথ্য তুলনা করতে হবে। এটি করার জন্য, আমাদের আরেকটি পরিষেবা কলাম সি প্রস্তুত করতে হবে, যেখানে নিম্নলিখিত সূত্রটি লেখা আছে।

ফাংশন ব্যবহার করে এমন একটি সূত্র ব্যবহার করা IF, IFERROR и আরও উন্মুক্ত আপনি কলাম A এর সমস্ত কাঙ্খিত উপাদানের উপর পুনরাবৃত্তি করতে পারেন এবং তারপর B কলামে। যদি এটি B এবং A কলামে পাওয়া যায়, তাহলে এটি সংশ্লিষ্ট কক্ষে ফিরে আসে।

VBA ম্যাক্রো

একটি ম্যাক্রো সবচেয়ে জটিল, তবে দুটি টেবিলের তুলনা করার সবচেয়ে উন্নত পদ্ধতিও। কিছু তুলনা বিকল্প সাধারণত VBA স্ক্রিপ্ট ছাড়া সম্ভব নয়। তারা আপনাকে প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে এবং সময় বাঁচানোর অনুমতি দেয়। ডেটা প্রস্তুতির জন্য সমস্ত প্রয়োজনীয় ক্রিয়াকলাপ, যদি একবার প্রোগ্রাম করা হয়, তা সঞ্চালিত হতে থাকবে।

সমাধান করা সমস্যার উপর ভিত্তি করে, আপনি যে কোনও প্রোগ্রাম লিখতে পারেন যা কোনও ব্যবহারকারীর হস্তক্ষেপ ছাড়াই ডেটা তুলনা করে।

কিভাবে এক্সেলে ফাইল তুলনা করতে হয়

ব্যবহারকারী যদি দুটি ফাইলের তুলনা করার জন্য নিজেকে টাস্ক (ভাল, বা তাকে একটি দেওয়া হয়েছে) সেট করে থাকে, তবে এটি একবারে দুটি পদ্ধতি দ্বারা করা যেতে পারে। প্রথমটি একটি বিশেষ ফাংশন ব্যবহার করছে। এই পদ্ধতি বাস্তবায়ন করতে, নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন:

1. আপনি তুলনা করতে চান ফাইল খুলুন.
2. "ভিউ" - "উইন্ডো" - "পাশাপাশি দেখুন" ট্যাবটি খুলুন।

এর পরে, একটি এক্সেল নথিতে দুটি ফাইল খোলা হবে।

সাধারণ উইন্ডোজ সরঞ্জামগুলির সাথে একই কাজ করা যেতে পারে। প্রথমে আপনাকে বিভিন্ন উইন্ডোতে দুটি ফাইল খুলতে হবে। এর পরে, একটি উইন্ডো নিন এবং এটিকে স্ক্রিনের বাম দিকে টেনে আনুন। এর পরে, একটি দ্বিতীয় উইন্ডো খুলুন এবং এটিকে ডানদিকে টেনে আনুন। এর পরে, দুটি জানালা পাশাপাশি থাকবে। 

2টি এক্সেল ফাইল তুলনা করার জন্য শর্তাধীন বিন্যাস

প্রায়শই নথির তুলনা করার অর্থ হল একে অপরের পাশে প্রদর্শন করা। কিন্তু কিছু ক্ষেত্রে, শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ব্যবহার করে এই প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করা সম্ভব। এটির সাহায্যে, আপনি শীটগুলির মধ্যে পার্থক্য আছে কিনা তা পরীক্ষা করতে পারেন। এটি আপনাকে সময় বাঁচাতে দেয় যা অন্য উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে।

প্রথমত, আমাদের তুলনামূলক শীটগুলিকে একটি নথিতে স্থানান্তর করতে হবে। 

এটি করার জন্য, আপনাকে উপযুক্ত শীটে ডান-ক্লিক করতে হবে এবং তারপরে পপ-আপ মেনুতে "সরান বা অনুলিপি" বোতামে ক্লিক করতে হবে। এর পরে, একটি ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে যেখানে ব্যবহারকারী এই শীটটি সন্নিবেশ করা উচিত এমন নথিটি নির্বাচন করতে পারে।

এর পরে, সমস্ত পার্থক্য প্রদর্শন করতে আপনাকে সমস্ত পছন্দসই ঘর নির্বাচন করতে হবে। এটি করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল উপরের বাম ঘরে ক্লিক করা এবং তারপরে Ctrl + Shift + End কী সমন্বয় টিপে।

এর পরে, শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস উইন্ডোতে যান এবং একটি নতুন নিয়ম তৈরি করুন। একটি মানদণ্ড হিসাবে, আমরা একটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে উপযুক্ত একটি সূত্র ব্যবহার করি, তারপর আমরা বিন্যাস সেট করি।

মনোযোগ: কক্ষগুলির ঠিকানাগুলি অবশ্যই অন্য শীটে থাকাগুলি নির্দেশ করতে হবে৷ এটি সূত্র ইনপুট মেনুর মাধ্যমে করা যেতে পারে।

এক্সেলের বিভিন্ন শীটে ডেটা তুলনা করা

ধরুন আমাদের কর্মচারীদের একটি তালিকা রয়েছে যা তাদের বেতনও তালিকাভুক্ত করে। এই তালিকা প্রতি মাসে আপডেট করা হয়। এই তালিকাটি একটি নতুন শীটে অনুলিপি করা হয়েছে৷

ধরুন আমাদের বেতন তুলনা করতে হবে। এই ক্ষেত্রে, আপনি ডেটা হিসাবে বিভিন্ন শীট থেকে টেবিল ব্যবহার করতে পারেন। পার্থক্যগুলি হাইলাইট করতে আমরা শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ব্যবহার করব। সবকিছু সহজ.

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসের সাথে, আপনি কার্যকর তুলনা করতে পারেন এমনকি যদি কর্মচারীদের নাম ভিন্ন ক্রমে থাকে।

কিভাবে এক্সেল স্প্রেডশীটে 2টি শীট তুলনা করবেন

ফাংশন ব্যবহার করে দুটি শীটে অবস্থিত তথ্যের তুলনা করা হয় আরও উন্মুক্ত. এর প্রথম প্যারামিটার হিসাবে, একটি জোড়া মান রয়েছে যা আপনাকে পরবর্তী মাসের জন্য দায়ী শীটে সন্ধান করতে হবে। সোজা কথায়, মার্চ। আমরা দেখা পরিসীমাকে জোড়ায় একত্রিত করে নামকৃত রেঞ্জের অংশ কোষের একটি সংগ্রহ হিসাবে মনোনীত করতে পারি।

সুতরাং আপনি দুটি মানদণ্ড অনুযায়ী স্ট্রিং তুলনা করতে পারেন - পদবি এবং বেতন। ভাল, বা অন্য কোন, ব্যবহারকারী দ্বারা সংজ্ঞায়িত. যে সমস্ত মিলগুলি পাওয়া যেতে পারে তার জন্য, যে ঘরে সূত্রটি প্রবেশ করা হয়েছে সেখানে একটি সংখ্যা লেখা হয়৷ এক্সেলের জন্য, এই মান সর্বদা সত্য হবে। অতএব, যে কক্ষগুলি আলাদা ছিল সেগুলিতে ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করার জন্য, আপনাকে এই মানটি এর সাথে প্রতিস্থাপন করতে হবে মিথ্যা, ফাংশন ব্যবহার করে = না().

স্প্রেডশীট তুলনা টুল

এক্সেলের একটি বিশেষ টুল রয়েছে যা আপনাকে স্প্রেডশীট তুলনা করতে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তনগুলি হাইলাইট করতে দেয়। 

এটি লক্ষ করা গুরুত্বপূর্ণ যে এই টুলটি শুধুমাত্র সেই সমস্ত ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ যারা পেশাদার প্লাস অফিস স্যুটগুলি কিনেছেন৷

আপনি "ফাইল তুলনা করুন" আইটেমটি নির্বাচন করে সরাসরি "হোম" ট্যাব থেকে এটি খুলতে পারেন৷

এর পরে, একটি ডায়ালগ বক্স আসবে যেখানে আপনাকে বইটির দ্বিতীয় সংস্করণ নির্বাচন করতে হবে। এই বইটি যেখানে অবস্থিত সেখানে আপনি ইন্টারনেট ঠিকানাও লিখতে পারেন।

আমরা নথির দুটি সংস্করণ নির্বাচন করার পরে, আমাদের OK কী দিয়ে আমাদের ক্রিয়াগুলি নিশ্চিত করতে হবে।

কিছু ক্ষেত্রে, একটি ত্রুটি উত্পন্ন হতে পারে. এটি প্রদর্শিত হলে, এটি নির্দেশ করতে পারে যে ফাইলটি পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত। আপনি ঠিক আছে ক্লিক করার পরে, আপনাকে এটি প্রবেশ করতে বলা হবে। 

তুলনা টুলটি একই উইন্ডোতে একে অপরের পাশে দুটি এক্সেল স্প্রেডশীটের মতো দেখায়। তথ্য যোগ করা হয়েছে, সরানো হয়েছে, বা সূত্রে (পাশাপাশি অন্যান্য ধরনের ক্রিয়াকলাপ) পরিবর্তন হয়েছে কিনা তার উপর নির্ভর করে, পরিবর্তনগুলি বিভিন্ন রঙে হাইলাইট করা হয়। 

কিভাবে তুলনা ফলাফল ব্যাখ্যা করতে হয়

এটা খুবই সহজ: বিভিন্ন ধরনের পার্থক্য বিভিন্ন রং দ্বারা নির্দেশিত হয়। বিন্যাস সেল ফিল এবং টেক্সট উভয়ই প্রসারিত করতে পারে। সুতরাং, যদি কক্ষে ডেটা প্রবেশ করা হয়, তবে পূরণটি সবুজ। যদি কিছু অস্পষ্ট হয়ে যায়, তবে পরিষেবাটিতেই প্রতীক রয়েছে যা দেখায় যে কোন ধরনের পরিবর্তন কোন রঙে হাইলাইট করা হয়েছে।