বিষয়বস্তু
একটি এক্সেল নথিতে কাজ করার প্রক্রিয়ায়, এটি প্রায়শই একাধিক লোকের সাথে একবারে সংযোগ করার জন্য প্রয়োজনীয় হয়ে পড়ে। এবং খুব প্রায়ই তাদের সংখ্যা কয়েক ডজন গণনা করা যেতে পারে। অতএব, সহযোগিতার সমস্যাটি কেবলমাত্র লোকেদের সংযোগ করার মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়, কারণ তারা প্রায়শই বিরোধপূর্ণ পরিবর্তন করতে পারে যেগুলি কীভাবে দ্রুত এবং কার্যকরভাবে সম্পাদনা করতে হয় তা শিখতে হবে।
কে এটা করতে পারে? একজন ব্যক্তি যার একজন মাস্টার ব্যবহারকারীর মর্যাদা রয়েছে। এক কথায়, একটি দলিলের সাথে যৌথ কাজ কেবল সম্ভব নয়, কার্যকর করার জন্য কী করা দরকার?
এক্সেলে শেয়ার করা ফাইলের সাথে কাজ করার নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে। সুতরাং, কিছু কর্ম ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ নয়:
- টেবিল তৈরি করা হচ্ছে।
- সেগুলি দেখা সহ দৃশ্যকল্প ব্যবস্থাপনা।
- শীট সরানো হচ্ছে।
- ব্যবহারকারীদের একাধিক সেল একত্রিত করার ক্ষমতা নেই বা, বিপরীতভাবে, পূর্বে একত্রিত হওয়াগুলিকে বিভক্ত করার ক্ষমতা নেই৷
- XML ডেটা সহ যেকোন অপারেশন।
কিভাবে এই সীমাবদ্ধতা বাইপাস করা যেতে পারে? আপনি শুধুমাত্র সাধারণ অ্যাক্সেস অপসারণ করতে হবে, এবং তারপর যখন প্রয়োজন দেখা দেয় তখন এটি ফিরিয়ে দিন।
আপনি একই স্প্রেডশীটে একাধিক ব্যক্তির সাথে কাজ করলে এখানে কিছু কাজ সহ আরেকটি স্প্রেডশীট রয়েছে যা সম্ভব বা নাও হতে পারে।
প্রথমে আপনাকে বুঝতে হবে কোন ফাইলটি একবারে একাধিক ব্যক্তির সম্পাদনার জন্য উপলব্ধ করা দরকার৷ এটি একটি নতুন ফাইল বা বিদ্যমান একটি হতে পারে।
সেটিংস
Excel এ একটি ফাইল শেয়ার করার জন্য আপনাকে যা করতে হবে তা বুক শেয়ারিং বিভাগে রয়েছে, যা পর্যালোচনা ট্যাবে গিয়ে পাওয়া যাবে।
দুটি ট্যাব সহ একটি উইন্ডো পপ আপ হবে। আমরা প্রথমটিতে আগ্রহী, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে খোলে। আমাদের একটি লাল আয়তক্ষেত্র দিয়ে স্ক্রিনশটে চিহ্নিত আইটেমের পাশের বাক্সটি চেক করতে হবে। এটির সাহায্যে, আমরা একাধিক ব্যবহারকারীকে একটি নথি পরিচালনা করতে সক্ষম করি।
আমরা সম্পাদনার জন্য অ্যাক্সেস খোলার পরে, আমাদের এটি কনফিগার করতে হবে। এটি করতে, দ্বিতীয় ট্যাব খুলুন।
পরামিতি প্রবেশ করার পরে, আমরা আমাদের কর্ম নিশ্চিত করি। এটি করতে, "ঠিক আছে" বোতামে বাম ক্লিক করুন। শেয়ার করা নতুন এবং বিদ্যমান যেকোনো বইয়ের জন্য উন্মুক্ত হতে পারে। প্রথম ক্ষেত্রে, আপনাকে তার জন্য একটি নাম নিয়ে আসতে হবে।
এর পরে, আপনাকে আপনার কম্পিউটারে ফাইলটি সংরক্ষণ করতে হবে।
গুরুত্বপূর্ণ! বিন্যাসটি এমন হওয়া উচিত যাতে প্রতিটি ব্যবহারকারী তাদের স্প্রেডশীটের সংস্করণ সহ ফাইলটি খুলতে পারে।
আপনাকে অবশ্যই ফাইলটি একটি নেটওয়ার্ক শেয়ার বা ফোল্ডারে সংরক্ষণ করতে হবে যেখানে অংশগ্রহণকারীদের অ্যাক্সেস আছে যারা ফাইলটি ব্যবহার করতে চান৷ ডিরেক্টরি নির্বাচন করার পরে, আমাদের শুধু "সংরক্ষণ করুন" বোতামে ক্লিক করতে হবে।
যাইহোক, শেয়ার করা ফাইল সংরক্ষণ করার জন্য এটি একটি ওয়েব সার্ভার ব্যবহার করার অনুমতি নেই।
উপরে বর্ণিত সমস্ত ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করার পরে, আপনাকে অন্য লোকেদের সাথে সংযোগ করা সম্ভব কিনা তা পরীক্ষা করতে হবে। এটি করার জন্য, "ডেটা" ট্যাবটি খুলুন এবং সরাসরি এটির নীচে "সংযোগ" আইটেমটি খুঁজুন। আপনি এটিতে ক্লিক করলে, আপনি লিঙ্ক বা লিঙ্ক পরিবর্তন করতে সক্ষম হবেন। যদি কোনো সংশ্লিষ্ট বোতাম না থাকে, তাহলে কোনো সংশ্লিষ্ট ফাইল নেই।
এরপরে, "স্থিতি" ট্যাবটি খোলে, যার সাহায্যে সংযোগগুলি পরীক্ষা করা সম্ভব। "ঠিক আছে" বোতামের উপস্থিতি দ্বারা সবকিছু ঠিক আছে কিনা তা সনাক্ত করা যায়।
এক্সেল আপনাকে একটি শেয়ার্ড ওয়ার্কবুক খুলতে দেয়। এটি করার জন্য, আপনাকে অফিস বোতামে ক্লিক করতে হবে। পপ-আপ প্যানেলটি উপস্থিত হলে, আমাদের "ওপেন" আইটেমটি নির্বাচন করতে হবে এবং শেয়ার করার জন্য ব্যবহৃত বইটি নির্বাচন করতে হবে। এর পরে, আবার অফিস বোতামে ক্লিক করুন এবং "এক্সেল বিকল্প" উইন্ডোটি খুলুন, যা নীচে পাওয়া যাবে।
প্রদর্শিত উইন্ডোটির বাম দিকে, আপনি সেটিংসের একটি বিভাগ নির্বাচন করতে সক্ষম হবেন, তবে আমরা খুব প্রথমটিতে আগ্রহী, যা সর্বাধিক সাধারণ পরামিতি ধারণ করে।
এরপরে, "ব্যক্তিগত সেটিং" আইটেমে যান, যেখানে আপনাকে এমন ডেটা নির্দিষ্ট করতে হবে যা আপনাকে ব্যবহারকারীদের ফিল্টার করতে দেয় - ব্যবহারকারীর নাম, ডাকনাম৷
এই ক্রিয়াকলাপগুলি সম্পাদন করার পরে, নথিতে তথ্য সম্পাদনা করা বা কিছু ডেটা যুক্ত করা সম্ভব হয়। সেগুলি করার পরে আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে ভুলবেন না৷
এটি সংরক্ষণ করার সময় কখনও কখনও সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, ভাগ করা শুধুমাত্র প্রথম খোলার জন্য উপলব্ধ, এবং যখন আপনি ডকুমেন্টটি দ্বিতীয়বার খোলার চেষ্টা করেন, প্রোগ্রামটি একটি ত্রুটি ছুড়ে দেয়। এটি নিম্নলিখিত কারণে ঘটতে পারে:
- যদি একই কক্ষে একাধিক অংশগ্রহণকারী একবারে ডেটা প্রবেশ করে। বা অন্য কোন অংশ।
- একটি চেঞ্জলগ তৈরি করা যার ফলে ওয়ার্কবুক আকারে বড় হয়। এর ফলে সমস্যা হয়।
- ব্যবহারকারীকে শেয়ার করা থেকে সরানো হয়েছে। এই ক্ষেত্রে, পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করা শুধুমাত্র তার কম্পিউটারে কাজ করবে না।
- নেটওয়ার্ক সংস্থান ওভারলোড হয়.
সমস্যাটি সমাধান করতে, আপনাকে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি নিতে হবে:
- চেঞ্জলগ মুছুন বা এটি থেকে অপ্রয়োজনীয় তথ্য মুছুন।
- নথির মধ্যেই অপ্রয়োজনীয় তথ্য সরান।
- শেয়ার করা আবার শুরু করুন।
- অন্য অফিস সম্পাদকে একটি এক্সেল ডকুমেন্ট খুলুন, এবং তারপরে এটি আবার xls বিন্যাসে সংরক্ষণ করুন।
সত্য, সাম্প্রতিক সংস্করণগুলিতে এই ত্রুটিটি পুরানোগুলির মতো প্রায়ই ঘটে না।
কিভাবে সদস্য কার্যকলাপ দেখতে
যৌথ কাজের সময়, আপনাকে ক্রমাগত নিরীক্ষণ করতে হবে যাতে অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে একজন কিছু নষ্ট না করে। অতএব, আপনাকে বুঝতে শিখতে হবে যে তাদের মধ্যে একজনের দ্বারা কী কাজ করা হয়েছিল। এটি করার জন্য, আপনাকে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করতে হবে।
- "পর্যালোচনা" ট্যাবে যান এবং সেখানে "সংশোধন" আইটেমটি খুঁজুন। মেনুতে, "সংশোধন নির্বাচন করুন" আইটেমটি নির্বাচন করুন।
6 - এর পরে, একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে যেখানে আপনি ব্যবহারকারীদের দ্বারা কী পরিবর্তন করা হয়েছে তা জানতে পারবেন। এই তালিকাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়। এই ডায়ালগ বক্সে সংশ্লিষ্ট আইটেমের পাশের চেকবক্সটি দেখে আপনি যাচাই করতে পারেন যে এটি আসলেই ঘটনা।
7 এই ক্ষেত্রে, শুধুমাত্র সেই পরিবর্তনগুলি যা শেষ সংরক্ষণের পর থেকে করা হয়েছে উপরের বাম কোণে তালিকায় প্রদর্শিত হবে। এটি সুবিধার জন্য করা হয়েছে, আপনি সর্বদা জার্নালে আগের সম্পাদনাগুলি দেখতে পারেন।
- প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে একটি নির্দিষ্ট রঙ দেওয়া হয়, যার দ্বারা আপনি বুঝতে পারবেন কে পরিবর্তনগুলি করেছে। লেবেল উপরের বাম কোণে আছে. আপনি সময়, একটি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী বা একটি নির্দিষ্ট পরিসরে ট্র্যাকিং পরিবর্তনগুলি সেট আপ করতে পারেন, সেইসাথে তাদের প্রদর্শন অক্ষম করতে পারেন৷
8 - আপনি যখন এমন একটি চিহ্নযুক্ত একটি কক্ষের উপর ঘোরান, তখন একটি ছোট ব্লক উপস্থিত হয় যা থেকে আপনি বুঝতে পারবেন কে পরিবর্তনগুলি করেছে৷
9 - সংশোধনগুলি প্রদর্শনের জন্য নিয়মগুলিতে সামঞ্জস্য করতে, আপনাকে সেটিংস উইন্ডোতে ফিরে যেতে হবে এবং তারপরে "সময় অনুসারে" ক্ষেত্রটি সন্ধান করতে হবে, যেখানে আপনি পরিবর্তনগুলি দেখার জন্য একটি সূচনা পয়েন্ট সেট করতে পারেন। অর্থাৎ, যে সময় থেকে সংশোধন প্রদর্শিত হবে। আপনি শেষ সংরক্ষণের পর থেকে সময়কাল সেট করতে পারেন, সব সময়ের জন্য সমস্ত পরিবর্তন প্রদর্শন করতে সেট করতে পারেন, একচেটিয়াভাবে দেখা হয়নি, বা যে তারিখ থেকে সেগুলি প্রদর্শিত হবে তা নির্দিষ্ট করতে পারেন।
10 - আপনি শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট সদস্য দ্বারা করা সংশোধনের প্রদর্শন নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।
11 - সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রটি ব্যবহার করে, আপনি শীটের পরিসর সেট করতে পারেন যেখানে কমান্ডের ক্রিয়াগুলি লগ করা হবে।
আপনি সঠিক জায়গায় উপযুক্ত চেকবক্স চেক করে অন্যান্য পরিবর্তন করতে পারেন।
পরিবর্তনের তালিকা মৃত ওজন নয়। প্রধান ব্যবহারকারী অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের সম্পাদনা পর্যালোচনা করতে পারেন, তাদের নিশ্চিত বা প্রত্যাখ্যান করতে পারেন। এটা কিভাবে করতে হবে?
- "পর্যালোচনা" ট্যাবে যান। একটি "ফিক্স" মেনু আছে যেখানে ব্যবহারকারী ফিক্সগুলি পরিচালনা করতে পারে। পপ-আপ প্যানেলে, আপনাকে "সংশোধনগুলি গ্রহণ / প্রত্যাখ্যান করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করতে হবে, তারপরে একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে যেখানে সংশোধনগুলি প্রদর্শিত হবে।
13 14 - সম্পাদনা নির্বাচন পূর্বে বর্ণিত একই মানদণ্ড অনুসারে করা যেতে পারে: সময়ের দ্বারা, একটি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর দ্বারা বা একটি নির্দিষ্ট পরিসরের মধ্যে। প্রয়োজনীয় প্যারামিটার সেট করার পরে, ওকে বোতাম টিপুন।
- এর পরে, পূর্ববর্তী ধাপে সেট করা শর্ত পূরণ করে এমন সমস্ত সামঞ্জস্য প্রদর্শন করা হবে। আপনি একটি নির্দিষ্ট সম্পাদনার জন্য সম্মত হতে পারেন বা উইন্ডোর নীচে উপযুক্ত বোতামে ক্লিক করে এটি প্রত্যাখ্যান করতে পারেন৷ ব্যাচের সমন্বয় গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করাও সম্ভব।
15
এখন প্রয়োজনীয় সমন্বয় বাকি আছে, এবং অতিরিক্ত বেশী সরানো হয়েছে.
কিভাবে এক্সেল ফাইল থেকে ব্যবহারকারী অপসারণ
সময়ে সময়ে সহ-লেখক থেকে ব্যবহারকারীদের অপসারণ করা আবশ্যক হয়ে ওঠে। প্রচুর সংখ্যক কারণ থাকতে পারে: তাদের অন্য একটি টাস্ক দেওয়া হয়েছিল, অংশগ্রহণকারী অন্য কম্পিউটার থেকে সম্পাদনা করতে শুরু করেছিলেন এবং আরও অনেক কিছু। এক্সেলে এই কাজটি বাস্তবায়ন করা মোটেও কঠিন নয়।
প্রথমে, "পর্যালোচনা" ট্যাবটি খুলুন। একটি গ্রুপ "পরিবর্তন" আছে, যেখানে একটি বিকল্প আছে "বই অ্যাক্সেস"।
এর পরে, আমরা যে উইন্ডোটি আগে দেখেছিলাম সেই একই উইন্ডোটি স্ক্রিনে উপস্থিত হবে। সারণীতে পরিবর্তন করতে পারেন এমন সমস্ত লোকের একটি তালিকা সম্পাদনা ট্যাবে পাওয়া যাবে। এই মুহুর্তে আমাদের প্রয়োজন নেই এমন একটি ব্যবহারকারীকে সরাতে, আপনাকে এই তালিকায় এটি খুঁজে বের করতে হবে, বাম মাউস বোতাম টিপে এটি নির্বাচন করুন এবং নীচে অবস্থিত "মুছুন" বোতামে ক্লিক করুন।
এর পরে, এক্সেল ব্যবহারকারীকে সতর্ক করবে যে এই অংশগ্রহণকারীর দ্বারা করা সংশোধনগুলি সংরক্ষিত নাও হতে পারে যদি সে বর্তমানে ওয়ার্কবুকে পরিবর্তন করে থাকে। আপনি যদি সম্মত হন, তাহলে "ঠিক আছে" এ ক্লিক করুন এবং ব্যবহারকারীকে আর শেয়ার করা হবে না।
শেয়ার্ড লেজারের ব্যবহার সীমিত করার সর্বোত্তম উপায় হল ব্যবহারকারীকে অপসারণ করা। এটি উপযুক্ত না হলে, আপনি একটি নির্দিষ্ট অংশগ্রহণকারীর দ্বারা বইটি দেখার বা সম্পাদনা করার অধিকার সেট করতে পারেন।
বলা হচ্ছে, এটা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে ডিফল্টভাবে ভাগ করে নেওয়ার ক্ষেত্রে কিছু সীমাবদ্ধতা তৈরি করা হয়। তারা উপরে বর্ণিত হয়েছে. আসুন তাদের মনে রাখি, কারণ পুনরাবৃত্তি শেখার জননী।
- স্মার্ট টেবিল তৈরি করা নিষিদ্ধ যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা আপডেট করে এবং অন্যান্য অনেক বৈশিষ্ট্য রয়েছে।
- আপনি স্ক্রিপ্ট পরিচালনা করতে পারবেন না.
- শীট মুছে ফেলা, কক্ষ সংযোগ বা সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার জন্য একটি অন্তর্নির্মিত সীমাবদ্ধতা রয়েছে।
- XML ডেটাতে সমস্ত ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করুন। সহজ কথায়, তাদের অ্যারে সম্পাদনা সহ প্রচুর পরিমাণে ডেটা গঠনের উপর বিধিনিষেধ রয়েছে। XML হল নতুনদের জন্য সবচেয়ে অস্পষ্ট ফাইলের ধরনগুলির মধ্যে একটি, কিন্তু এটি সত্যিই বেশ সহজ। এই ধরনের ফাইলের সাহায্যে, আপনি নথিতে ব্যাচ পরিবর্তন করে ডেটা স্থানান্তর করতে পারেন।
সহজ কথায়, সহ-লেখক আপনাকে একটি নথিতে স্ট্যান্ডার্ড অপারেশন করার অনুমতি দেয়, তবে আরও পেশাদার বিকল্প শুধুমাত্র একজন ব্যক্তির জন্য উপলব্ধ। এর কারণ হল একই ম্যাক্রো বা XML ব্যাচ পরিবর্তনগুলি রোল ব্যাক করা কিছুটা বেশি কঠিন।
ভাগ করা অক্ষম করা এবং তারপরে এটি পুনরায় সক্ষম করা হল এক্সেল ব্যবহারকারীরা যা করতে পারে তা সীমিত করার আরেকটি উপায়। আপনি নিজেই প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করতে পারেন, যার ফলে সাময়িকভাবে অন্য লোকেদের কিছু সম্পাদনা করার সুযোগ থেকে বঞ্চিত করা হয়।
এটি করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে হবে।
- "পর্যালোচনা" ট্যাবটি খুলুন, "সংশোধন" আইটেমে যান এবং পপ-আপ মেনু থেকে "হাইলাইট সংশোধন" আইটেমটি নির্বাচন করুন।
- এর পরে, একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে যেখানে আপনাকে "ব্যবহারকারী" এবং "পরিসীমার মধ্যে" আইটেমগুলির পাশের বাক্সগুলিকে আনচেক করতে হবে।
- এর পরে, একটি চেঞ্জলগ উপস্থিত হয়, যা ডেটা ব্যাকআপের জন্য প্রয়োজনীয়।
এর পরে, আপনি ভাগ করা বন্ধ করতে পারেন। এটি করার জন্য, রিবনের একই ট্যাবে, "বইটিতে অ্যাক্সেস" আইটেমটি নির্বাচন করুন এবং "অধিক ব্যবহারকারীদের ফাইলটি সংশোধন করার অনুমতি দিন" টিক চিহ্ন মুক্ত করুন।
এটাই, এখন ভাগ করা অক্ষম।
সুতরাং এক্সেলে সহ-লেখক সেট আপ করা বেশ সহজ। অবশ্যই, কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে যা আপনাকে নথিটি সম্পূর্ণরূপে ব্যবহার করার অনুমতি দেয় না। তবে এগুলি বেশ সহজভাবে সমাধান করা হয়েছে, কিছু সময়ের জন্য ভাগ করা বন্ধ করা যথেষ্ট এবং তারপরে প্রয়োজনীয় পরিবর্তনগুলি করা হয়ে গেলে এটি চালু করা যথেষ্ট।